Ik heb het in een van mijn eerdere blogs over de virtual assistant tools, al wel eens gehad over Asana. Omdat ik na 2 jaar intensief gebruik, nog steeds niet uitgesproken raak over hoe Asana mijn zakelijke leven heeft veranderd besloot ik om er nu eens een blog over te schrijven. Have fun!
Hoe werkt Asana
Asana is een gratis tool die je zowel via je internet browser kunt openen en kunt gebruiken via de gratis app op je telefoon. Ik werk met beide opties en dat is echt ideaal. Maar laten we bij het begin starten.
Wil je gaan werken met Asana dan is stap 1 om in je internet browser naar Asana.com te gaan. Daar maak je een gratis account aan. Je hoeft echt niet de betaalde versie aan te schaffen. De gratis versie biedt voldoende opties om je lijst of board zo in te richten zoals jij dat wilt. De volgende stap is om het team op te geven. Dit moet je zien als de workspace voor jouw bedrijf of project. Daaronder komen allerlei mappen of projectnamen te hangen.
Op de visual hiernaast zie je links in beeld de titel van mijn workspace; dat is in mijn geval de naam van mijn bedrijf Shift Office Support. Daarnaast zie je 3 blokjes, dat zijn de diverse projecten die ik heb aangemaakt. Denk aan ’to do’s zakelijk’, ‘ideeën voor later’ en ‘gevoerde leadgesprekken’.
Onder deze blokjes kun je alle acties noteren die daarbij passen.
Naast dit team heb ik ook een workspace voor een opdrachtgever aangemaakt. Daarin staan bijvoorbeeld de volgende projecten: ‘bespreekpunten werkoverleg’, ‘to do’s VA’ en ‘to do’s opdrachtgever’ en ‘vakantiedata’. Met deze 4 projecten creëer je in 1 klap een duidelijk overzicht.
De projecten spreken denk ik wel voor zich.
Wat ik vooral zo handig vindt, is dat je Asana kunt inrichten als lijst of meer als Trello bord. Ik persoonlijk werk graag met lijsten, maar ben je meer visueel ingesteld dan is een bord fijner.
Het fijne is ook dat je aan iedere taak een teamlid kunt hangen, die hoofdverantwoordelijk is voor de taak, een deadline eraan hangen en je kunt onder ‘details’ aanvullende informatie die betrekking heeft op de taak noteren. Denk aan notities voor jezelf bij deze taak, een e-mail die van belang is of een Word document toevoegen. Dit is nou waarom ik zo enthousiast ben over Asana.
Alles zit in 1 tool en je hebt altijd overzicht wat er de komende week gedaan moet worden. Asana werkt super gemakkelijk en intuïtief. Wie wil dat nou niet?
