Nu het thuiswerken misschien wel het nieuwe normaal is geworden en voorlopig wel blijft, gaan bedrijven ook meer digitaal vergaderen. In het begin van de Corona crisis kwam dit met horten en stoten op gang maar inmiddels draait een gemiddeld bedrijf haar hand niet meer om voor een Zoom of MS Teams meeting. Digitaal vergaderen klinkt goed en het kan ook zeer effectief zijn maar toch zijn er wat zaken waar je op moet letten, zowel als voorzitter maar ook als deelnemer. Zo merk je dat de voorzitter vaak wat minder ‘strak’ in zijn voorzitterschap zit dan in een fysieke vergadering. Het komt ook vaak voor dat twee deelnemers de discussie domineren en andere deelnemers daardoor afhaken en achterover gaan leunen. Waar je in een fysieke vergadering vaak wel even kunt interrumperen is dat met een digitale vergadering toch wat lastiger. Als er 4 mensen tegelijk praten weet je vaak niet meer wie nou wat heeft gezegd. Het wordt chaos, dat is het moment dat deelnemers afhaken omdat ze het allemaal niet meer kunnen volgen.
Digitaal vergaderen, best practices
Dit zijn de belangrijkste tips om zo effectief mogelijk, digitaal te vergaderen.
- Zet altijd je camera aan, dit creëert een gevoel van samen zijn doordat je elkaar ziet. Zonder beeld kun je net zo goed een conference call lijn opzetten. Net zo irritant omdat je niet ziet wie er precies aan het woord is. Programma’s zoals Zoom, MS Teams en Skype zijn zeer handig om mee te werken en gebruiksvriendelijk.
- Om geen effectieve vergadertijd te verliezen is het aan te bevelen om 5 minuten van tevoren te testen of alles naar behoren werkt. Zorg dat je een stabiele internetverbinding hebt. Dat houdt in dat je alle andere apparatuur die op internet is aangesloten uit zet. Zorg dat video’s of Powerpoint presentaties klaar staan zodat je deze makkelijk kunt laten zien via het delen van je scherm. Vraag ook aan alle deelnemers om 5 minuten van tevoren alles te testen. Spreek met alle deelnemers af dat iedereen zijn geluid op mute zet, tenzij je iets wilt zeggen. Dit voorkomt een hoop ruis en irritante achtergrondgeluiden.
3. Houd je als voorzitter aan de agendapunten. Geef aan het begin van de vergadering aan wat het doel is van de vergadering en vraag of er nog ingekomen punten zijn zodat er een duidelijke vergaderstructuur ontstaat. Spreek af – indien de vergadering waarschijnlijk langer dan 1 uur gaat duren – dat er na 1 uur vergaderen 15 minuten koffiepauze volgt. Zo is voor iedereen duidelijk hoe lang de totale vergadering zal duren.
4. Zorg dat alle deelnemers aan het woord komen. Dit kan soms lastig zijn bij een digitale vergadering maar het zorgt er wel voor dat iedereen zich betrokken en gehoord voelt. Vraag dus als voorzitter regelmatig een ieder naar zijn/haar mening. Ga de ‘virtuele tafel’ langs.
5. Als er presentaties zijn gepland tijdens de digitale vergadering zorg dan als voorzitter dat deze maximaal 5 minuten duurt. Een presentatie tijdens een digitale vergadering is voor veel deelnemers aan die vergadering een lange zit. Ze raken verveeld, want alleen maar luisteren is voor de gemiddelde persoon ronduit saai. Zorg er in ieder geval voor dat iedereen de presentatie kan zien en daardoor mee kan lezen.
6. Bij het digitaal vergaderen is het belangrijk om de vergadering kort en krachtig te houden. Veel medewerkers moeten nog steeds wennen aan het digitaal vergaderen. Het kost ze energie. Houd de vergadering daarom kort en bespreek alleen datgene wat er écht besproken moet worden.
Caroline denkt mee, is pro actief en bovendien creatief. Iemand aan wie je met een gerust hart werkzaamheden overdraagt. Daarnaast is Caroline een heel fijn persoon om mee samen te werken!
Digitaal vergaderen met Zoom
Zelf werk ik sinds de start van mijn bedrijf met Zoom. In het begin was er enige reuring over het feit dat Zoom niet veilig genoeg was. Inmiddels heeft Zoom haar beveiliging opgeschroefd waardoor je ‘niet uitgenodigde’ deelnemers kunt weren uit je digitale vergadering. Het fijne aan Zoom is dat je – inmiddels kan dit ook met MS Teams – breakout sessies kunt organiseren. Dit houdt in dat je enkele deelnemers uit de plenaire vergadering verplaatst naar een eigen digitale vergaderingsruimte. Zie het alsof je met een groepje collega’s in een aparte vergaderkamer gaat zitten om een specifieke taak gezamenlijk uit te werken. Breakout rooms zijn ook zeer geschikt voor een brainstormsessie. De host van de vergadering kan iedereen na een bepaalde afgesproken tijd, weer terug in de plenaire vergadering plaatsen. Zo heb je – door parallel te vergaderen – optimaal gebruik gemaakt van de vergadertijd die je als team had.
Anderen lezen ook mijn blog over andere handige online tools die het digitaal werken makkelijker maken.
