Als startend virtueel assistent kan het lastig zijn helder te krijgen welke taken je wilt gaan aanbieden. Misschien kom je uit een meer traditionele secretaresse functie. Je denkt dan al snel aan e-mail en agendabeheer, afspraken regelen en locaties uitzoeken en boeken.
Als virtueel assistent kun je het echter zo ‘gek’ maken als je zelf wilt. Ben je extreem goed in boekhouden, dan kun je jezelf als virtueel assistent neerzetten als boekhoudexpert. Of misschien ben je wel extreem goed in Pinterest. Dan kun jij de Pinterest expert onder de virtueel assistentes worden! Wil je liever een allround virtueel assistent zijn? Ook dat kan, want guess what? Jij bepaalt!
Hier zijn de 20 taken om je op weg te helpen
- E-mail & agendabeheer (e-mails afhandelen en afspraken maken). Dit kan voor veel opdrachtgevers al een enorme ontzorging voor ze zijn.
- Social media profielen opzetten. Bespreek met de opdrachtgever op welk kanaal hij/zij vertegenwoordigd wil zijn. Daarna kun je aan de slag om het social media profiel op te zetten en in te richten.
- Social media beheer. Voor veel ondernemers geldt dat er superveel tijd gaat zitten in het onderhouden van contacten, reageren op updates en vragen van (potentiële) klanten. Het is voor veel opdrachtgevers daarom enorm fijn als jij ze bij dat enorme stuk helpt of nog beter; ze alles uit handen neemt. Je kunt denken aan content creatie, visuals uitzoeken, het inrichten van de social media planningstool en reageren op berichten en vragen.
- Social media planningstool inrichten. Programma’s zoals Hootsuite, Later, Buffer of MeetEdgar zijn super slimme planningstools om al je social media uitingen vooraf in te plannen. Het kan voor een ondernemer soms lastig zijn om uit te vogelen hoe een programma werkt. Laat dit dan je virtueel assistent doen. Zij heeft dit in een handomdraai voor je ingericht en gekoppeld met je social media kanalen. Lees hier meer over Hootsuite. Hier lees je alles over MeetEdgar.
- Websitebeheer. Het is voor veel ondernemers heel waardevol als de virtueel assistent de website up to date houdt. Dit kan door regelmatig nieuwsitems te publiceren. Denk er ook aan om regelmatig updates van alle plugins uit te voeren. Dit zorgt ervoor dat je website goed blijft werken én beveiligd is.
- Blogs schrijven. Om te laten zien wat je als ondernemer aan expertise in huis hebt is het belangrijk om regelmatig te bloggen. Het kan zijn dat ondernemers het lastig vinden om deze blogs zelf te schrijven of er geen tijd voor hebben. Dan kan de virtueel assistent uitkomst bieden door deze blogs te schrijven.
- SEO teksten schrijven. Nu we het toch over blogs hebben, is het een kleine stap naar SEO. SEO staat voor search engine optimization. Om sneller online gevonden te worden door potentiële klanten is het belangrijk om SEO toe te passen. Hoe je daarmee kunt starten lees je hier. Om SEO goed toe te passen in een blogtekst, moet je relatief veel kleine handelingen uitvoeren. Als ondernemer kost je dit veel tijd, het is daarom efficiënt om het een virtueel assistent te laten doen.
- Klantenservice. Als je als ondernemer een webshop hebt, kun je op de meest gekke momenten verwachten dat klanten bellen of mailen met een vraag over een product of hun bestelling. Een klantenservice inrichten is dan prioriteit nummer 1 voor de ondernemer. Een virtueel assistent kan hierin bijdragen door vragen te beantwoorden die zowel telefonisch als per mail binnenkomen. Ze kan de status van een order checken en doorgeven en eventuele klachten oppakken.
- Live chat service aanbieden. Sommige bedrijven bieden een live chat functie aan op hun website. Dit houdt in dat er iemand achter de chat moet zitten die ervoor zorgt dat klanten direct geholpen worden.
- Organisatie van evenementen. Het komt nu even wat minder voor door de Corona crisis, maar toen de wereld nog gezond was werden er veel seminars, bijeenkomsten en andere events georganiseerd. Bij de organisatie van dit soort events kan een virtueel assistent uitkomst bieden. Ze kan de gehele organisatie uit handen nemen en – waar nodig – een team oprichten met meerdere eventmedewerkers.
- Een leadgenerator bedenken. Wanneer je als ondernemer een goede website hebt, denk je vaak dat de klanten vanzelf naar je toe komen. Dat blijkt al snel niet waar waardoor de spanning kan toenemen. Een goede leadgenerator is essentieel op iedere website. Een leadgenerator (het woord zegt het al) moet leads aantrekken, het moet iets zijn waar potentiële klanten op aan gaan en daardoor bij jou iets gaan afnemen. Dit kan een gratis e-book of handleiding zijn maar ook een interactieve test. Een virtueel assistent kan hierin meedenken of bijdragen door bijvoorbeeld het e-book op te zetten.
- Campagnes bedenken voor social media. Ben je als virtueel assistent heel goed in Facebook? Dan kan het lonen om je daarin te specialiseren. Biedt bij je opdrachtgever aan om Facebook advertenties in te richten. Veel ondernemers van wie de klanten met name op Facebook zitten, halen veel omzet uit Facebook doordat ze de advertenties goed en aantrekkelijk hebben ingericht.
- Het opzetten van landingspagina’s voor je opdrachtgever kan lonen wanneer je deze pagina’s koppelt aan een Google Advertentie. Zo krijg je als ondernemer meer verkeer op een product of dienst waarop je gevonden wilt worden. Let wel op, Google Ads werkt niet heel gemakkelijk.
- Boekhouding. We hebben het aan het begin van dit stuk al even over boekhouding gehad. Als jij een goed cijfermatig inzicht hebt kan het als virtueel assistent lonen om dit als expertise aan te bieden. Zo kun je facturen maken, betalingen bijhouden, inkomende rekeningen betalen en mogelijk ook de kwartaalaangifte verzorgen.
- Testimonials uitvragen bij bestaande klanten. Dit kan door het opvragen van een korte tekst bij de klant over zijn/haar ervaring of stuur de link door van je Google Mijn Bedrijf profiel en vraag aan de klant om daar een recensie te schrijven. Deze recensies kun je via een plugin ook weer delen op je website. Goede plugins om reviews op je website te delen zijn Site-Reviews of WP Customer Review.
- Projecten uitwerken. Het kan zijn dat je als ondernemer niet op vaste basis wilt werken met een virtueel assistent. Een uitkomst is dan om op projectbasis samen te werken. Als ondernemer kun je de virtueel assistent dan inschakelen voor een bepaald project. Denk aan een mailfunnel inrichten, een leadgenerator op je website uitwerken, een productlancering uitwerken of advertenties bedenken, opmaken en inrichten.
- E-mailautomation programma inrichten, denk aan Mailchimp, Laposta of Autorespond. In deze programma’s kun je een mailfunnel inrichten die op gang komt na het invullen van een leadgenerator op de website van je opdrachtgever. Ook kun je in deze programma’s nieuwsbrieven opmaken en je blogs automatisch laten verzenden. Al dit soort technisch-administratieve klussen kan de virtueel assistent uitvoeren.
- CRM systeem uitzoeken. Als ondernemer kun je soms door de bomen het bos niet meer zien als het om CRM systemen gaat. Er zijn zo ontzettend veel programma’s, dat het lastig is om een beslissing te nemen. Het kan handig zijn om voor deze uitzoekklus een virtueel assistent in te schakelen. Aan de hand van jouw criteria kan zij een selectie voor je maken. Waarna jij een gedegen besluit kunt nemen.
- CRM systeem bijwerken aan de hand van gegevens uit e-mail en offertes én de gegevens actief bijhouden.
Aan de slag met een virtueel assistent?
Zoals je hierboven leest zijn er tal van werkzaamheden die een virtueel assistent voor een ondernemer kan oppakken. Het voordeel hiervan is dat je als ondernemer je focus behoudt. Benut je focus om geweldige ideeën uit te werken of om die leads om te zetten in betalende klanten.
Heb je besloten om met een virtueel assistent in zee te gaan, dan wil je natuurlijk ook enig inzicht in de kosten hebben. Het starttarief voor een virtueel assistent is doorgaans € 40,- ex btw. Er zijn ook veel assistentes die geen uurtarief maar een abonnement aanbieden. Je neemt dan een vast aantal uren per maand af waar een vast bedrag aan hangt.
Lees hier meer over virtueel assistent kosten.
