loader image
gettingthingsdone

Getting things done

Getting things done wat is het?

Getting Things Done is al jaren mijn trademark en ook één van mijn vaste hashtags hier op LinkedIn.
Na het lezen van dit artikel weet je wat de Getting things done methode inhoudt en hoe je het toepast in je dagelijks werkritme. Of je bekijkt deze video

Omdat ik graag meer wilde weten over Getting Things Done (de productiviteitsmethode die ontwikkeld is door David Allen) ben ik me erin gaan verdiepen. Ik vertel je er graag wat meer over.  

Getting Things Done is een methode die je helpt je volledig te concentreren op wat op dit moment het belangrijkste voor je is. Wat je doet, doe je dus met volledige aandacht zonder afleidingen.

Een mooie quote van David Allen is: “Your mind is for having ideas, not holding them”

In dit artikel leer je:

Hoe pak je dit aan? 

De 5 stappen van de Getting things done methode

Waarom deze methode een zeer effectief middel is

Hoe pak je het aan?

Beginnen met structureren kan in het begin moeilijk zijn. Vooral als je net start kan dit een beetje ‘overwhelming’ zijn. Begin rustig en laat je vooral niet ontmoedigen. Het kost even wat effort om alles op te zetten maar zodra het syteem staat en jij er aan blijft werken zal het je vooral tijd opleveren.  

Ok laten we ons verdiepen in de Getting Things Done methode. Het klinkt interessant maar hoe pak je het aan?
Goed om te weten is dat de methode al jaren zeer succesvol is. Sinds het boek ongeveer 15 jaar geleden op de markt verscheen zijn er al 1,5 miljoen exemplaren verkocht. 

De vijf stappen van de Getting things done methode

Het systeem wat David Allen heeft uitgedacht houdt in dat je alle acties noteert in een systeem wat betrouwbaar is, zorgt ervoor dat dit jou rust en vertrouwen geeft. 

Dit systeem bestaat uit 5 stappen: 

  1. Verzamelen
  2. Verwerken
  3. Organiseren
  4. Herzien
  5. Uitvoeren
getting

1. Verzamelen

De eerste stap volgens David Allen is verzamelen. Het houdt in dat je altijd eerst een overzicht maakt van alle dingen waarvan jij denkt dat er iets mee gedaan moet worden, eerst fysiek, daarna mentaal. Dit kan bijvoorbeeld zijn een fysieke doos met spullen erin of een post-it waar een taak op staat geschreven. Het is nu nog niet van belang om het ook al daadwerkelijk uit te gaan voeren. Zodra je álle taken hebt bedacht en opgeschreven die je je maar kunt bedenken, dan ga je naar stap 2.

2. Verwerken 

Dit betekent dat je de fysieke doos waar we het net over hadden leeg maakt en voor alle taken de eerstvolgende actie definieert. Veel mensen vinden het moeilijk om een actie op te pakken omdat ze niet meteen weten hoe ze de actie moeten uitvoeren. Hierdoor blijven zij tegen de actie aanhikken en pakken ze deze nooit op. Iedere keer zal deze actie oppoppen in je gedachten en dat is nu juist niet de bedoeling van deze methode. Een actie moet dus duidelijk omschreven zijn, waarbij je al het denkwerk al hebt gedaan en je nu dus feitelijk alleen nog maar de actie hoeft uit te voeren.

3. Organiseren 

Nu begint de volgende fase, dit is het organiseren van je acties. Hier komt een nieuw principe van David Allen’s tevoorschijn, namelijk ‘Do it, Delegate it of Defer it’. Do it betekent dat als de actie maar 2 minuten kost je de actie meteen uitvoert.

Delegate it houdt in dat je de actie delegeert aan een ander waarvan je denkt dat die andere persoon meer geschikt is om de actie uit te voeren.

Defer it is dat je de overgebleven acties gaat categoriseren. Denk bijvoorbeeld aan de categorie: mensen e-mailen, mensen bellen, boodschappen doen etc.

4. Herzien 

Dit is de stap die ervoor zorgt dat je een tevreden gevoel houdt aan je systeem en dat je bevestigd aan jezelf dat je de juiste taken hebt benoemd. Dit herzien kan je dagelijks doen en zal ongeveer 1 a 2 minuten per dag kosten, of je kiest ervoor om het elke week te doen dan zul je iets minder dan 10 minuten bezig zijn.

5. Uitvoeren 

De laatste stap in deze methode is het uitvoeren van je acties. Maar hoe weet je nu welke actie je vandaag gaat oppakken? Dit doe je op basis van de beschikbare tijd, je energieniveau en de prioriteit van de actie. Ook de context is belangrijk in deze. Zit je bijvoorbeeld nu achter je bureau dan kun je gaan mailen, telefoneren, lezen, offertes opstellen of administratie uitvoeren. Ga je zometeen de kinderen uit school halen dan kun je meteen daarna even naar de stad om boodschappen te doen.

Heb je een laag energieniveau dan kun je beter acties oppakken waar weinig concentratie bij vereist is. Ben je juist heel energiek, pak dan juist deze acties op.

Een effectief middel

De Getting Things methode is een eenvoudig maar efficiënt middel om je productiviteit en je perceptie daarop te verbeteren. De methode zorgt er immers voor dat je nadenkt óver dingen en niet áan dingen.
Als je je consequent houdt aan de 5 stappen zul je ervaren dat je effectiever en productiever werkt.  

Anderen lezen ook ons blog vol met tips hoe je als assistant of secretaresse je eigen deadlines kunt behalen.  

Heeft dit artikel je geholpen om aan de gang te gaan met email marketing? Deel het dan!

Share on facebook
Facebook
Share on twitter
Twitter
Share on linkedin
LinkedIn
Share on whatsapp
WhatsApp

Kun jij wel wat hulp gebruiken?

Ik vind het leuk om vrijblijvend met je mee te denken. Neem gerust contact op.

of

virtual assistant Caroline van Aart

Plaats een reactie