Hoe behaal je je deadlines?

Deadlines behalen als assistant

We kennen het als assistant allemaal wel. Je hebt je voorgenomen vandaag een aantal deadlines nu écht te halen. Totdat je directeur binnenloopt en een berg werk bij je afgeeft, die bij wijze van spreken gisteren al af moest zijn. Balen! Weer een dag waarop jij jouw eigen deadlines niet haalt.

Ik geef je graag een aantal tips hoe je als assistant naast alle opdrachten die je krijgt tóch ook je eigen deadlines kunt blijven volgen.  

Tips om je deadline wél te halen

1. Word zo ICT vaardig als je maar kunt. 

Daarmee bedoel ik dat het als assistant heel slim is om uit te zoeken welke software werk vóór jou kan doen in plaats van dat je ermee zit te stoeien. Er zijn tal van programma’s die het leven als assistant makkelijker maken. Ik schreef onlangs nog een blog over de meest gebruiksvriendelijke tools voor assistants. Daarnaast hoef je natuurlijk niet meteen op zoek naar nieuwe tools, misschien zijn de bestaande programma’s ook heel geschikt maar heb je meer kennis van zaken nodig. Je verdiepen in bestaande software kan dus ook zeker de moeite waard zijn. 

Deadlines

Ik geef je graag een voorbeeld. Heb je een training gevolgd hoe je Outlook nog slimmer kunt inzetten voor je werk, zorg dan dat je iedere dag een half uur vrijhoudt in je agenda. In dat geplande half uur ga je een paar keer per week oefenen met alles wat je geleerd hebt. Op die manier onthoud je alle tips & tricks beter en ga je er vanzelf mee aan de slag. Al deze tips & tricks zullen er waarschijnlijk voor gaan zorgen dat jij efficiënter en sneller gaat werken. Dat scheelt weer tijd, tijd die jij mooi voor je eigen deadlines kunt inzetten.

2. Slim werken. 

Hiermee bedoel ik dat het soms loont om bij iedere taak eerst even rustig te kijken wat er precies moet gebeuren. Daarna bekijk je hoe je deze taak zo slim en efficiënt als mogelijk kunt oppakken. Dit werkt vaak beter dan als een onbesuisde aan de slag te gaan. Het kan echt lonen om even van afstand naar de taak te kijken. Dat klinkt als vertragend maar werkt uiteindelijk juist heel goed. Het resultaat is dat je – doordat je meer over de taak en het resultaat hebt nagedacht – waarschijnlijk ook het gewenste resultaat voor je opdrachtgever bereikt op een zo efficiënt mogelijke manier. Je bent dus sneller met de taak klaar én je opdrachtgever is blij, een win win situatie dus.

3. Werk zo efficiënt mogelijk.

Effectief werken houdt in dat je de juiste prioriteiten en deadlines weet te stellen. Dit houdt in dat jij je dus verplaatst in je opdrachtgever, waar heeft hij/zij behoefte aan en welke deadline moet behaald zijn vandaag? Hoe meer jij actief meedenkt met je opdrachtgever hoe meer jij zelf al weet welke deadlines er liggen. Effectief werken begint dus al bij je mailbox. Daar kan het je helpen om bijvoorbeeld in Outlook met tasks te werken door middel van de rode vlaggetjes. Zo heb je snel iedere dag de prio’s bij de hand. Of je start met een online to do lijst zoals Asana. Daarin kun je allerlei taken zetten, aanvullende info erbij zetten en zelfs documenten of mailtjes erbij slepen. Zo houd je alles per taak gebundeld en beschik je overal over de juiste informatie. Het is aan jou wat je fijn vindt werken. 

4. Werk Mono.

Als asisstant is het soms lastig om je te focussen. Geregeld staan er collega’s aan je bureau om iets te vragen, blijft de telefoon maar gaan en stromen de mails met deadlines binnen. Probeer deze prikkels te minimaliseren en werk zoveel mogelijk Mono. Zo kun je bijvoorbeeld de melding van Outlook dat er weer een nieuwe e-mail is binnenkomen uitzetten. Spreek daarnaast als assistants onderling af dat jullie om te beginnen 1 x per dag een uur lang de deur dicht doen. Dit is de tijd waarop jullie niet gestoord mogen worden door andere collega’s en daarmee dus een uur focustijd hebben. Zorg dat de telefoontjes tijdens dat uur worden doorgeschakeld naar een callcenter en zet vooral ook je eigen mobiel op stil en houd deze in je tas.

Bouw deze deadline tips rustig in

Probeer deze tips niet allemaal tegelijkertijd in je werkroutine door te voeren. Nieuwe werkwijzen kosten tijd. Gun jezelf daarom tijd om deze tips rustig één voor één in te voeren. Probeer iedere twee weken een tip erbij te pakken.

Ik wens je veel succes!

Plaats een reactie