Als mens gedijen we allemaal wel bij een soort structuur. Een vast ritme, een vaste plek voor je spullen (denk aan je sleutels) en een goede logische opbouw van je mappenstructuur in Dropbox, Onedrive of Google Drive. Het organiseren van structuur vraagt een bepaald talent van je, noem het je organisatietalent. Als je niet echt een organisatietalent bent, zal je ervaren dat je moeite hebt om je werk goed te organiseren, ga je deadlines missen en zoek je je regelmatig helemaal gek naar dat ene bestand….Misschien is dit allemaal heel herkenbaar voor je. Dit kan voor steeds hoger oplopende stress zorgen én het maakt je onproductief.
In dit artikel gaan we in op hoe je je organisatietalent een boost kan geven én wat je nog meer kunt doen om je werk beter te organiseren.
Dit zijn 4 tips om je organisatietalent een boos te geven
Ben je geen organisatietalent? Geen stress, er is hoop. Je kunt je organisatietalent verbeteren met een aantal praktische tips die ik graag met je deel.
- Maak gebruik van technologie. Zet deadlines in een to do list of in je Outlook takenlijst. Zorg dat de actie 3 dagen vóór de deadline naar voren komt. Op deze manier heb je voldoende tijd om de taak of actie op tijd af te krijgen.
- Gebruik je tijd effectief en slim. Ben je het meest fris en productief in de ochtend? Gebruik dan die uren om de meest uitdagende, lastige klussen uit te voeren. Als je meer een avondmens bent, dan voer je deze klussen juist in de avond uit en houd je je overdag bezig met de wat ‘gemakkelijkere’ klussen.
- Houd een planning aan voor jezelf. Heb je een baan met veel terugkerende taken? Zorg dan je deze taken in je agenda zet én dat je je eraan houdt. Dit zorgt voor structuur én je hebt een planning waar je je aan moet houden. Zo leer je steeds meer planmatig te werken. Leer jezelf ook aan om altijd een dag vooruit te kijken. Wat staat er morgen in je agenda aan afspraken, wat kun je daar nu al aan voorbereiden? Moet je nog stukken lezen of is er nog een actie die je moet oppakken voordat het overleg aanvangt? Vooruit werken is prettig, laat je alles op het laatste moment aankomen dan kan het zo zijn dat je planning in de knel komt als er opeens een spoedafspraak of spoedactie tussendoor komt. Weg is je planning, hallo stress! Ik werk eigenlijk altijd vooruit, ik zweer erbij!
- Stel doelen voor jezelf. Een mooi doel om mee te beginnen is bijvoorbeeld om ieder terugbelverzoek wat binnenkomt binnen 24 uur af te handelen, of ervoor te zorgen dat je nooit meer dan 10 e-mails in je inbox hebt staan en de rest dus allemaal netjes is afgehandeld. Ik weet niet hoe het met jou zit maar doelen stellen én ze behalen, dat is toch lekker?
Wat kan je nog meer doen?
Als organisatietalent oftewel mevrouw regelneef (zoals ik in de familie wordt genoemd), kan ik me soms moeilijk voorstellen dat je niet gestructureerd en georganiseerd bent. Gelukkig zijn er genoeg mensen die niet mijn organisatietalent hebben maar wel enorm creatief zijn én echt altijd goede ideeën hebben. Daar ben ik dan weer niet goed in.
Ben je dus een enorm creatief persoon dan is de kans groot dat je niet heel gestructureerd en georganiseerd bent. Als dat zo is, dan is de kans groot dat je voordeel haalt uit de samenwerking met een virtual assistant. Een virtual assistant is een assistant die op afstand voor jou werkt. Over het algemeen zijn dit enorme structuurmachines en helpen ze vele ondernemers om meer gestructureerd te werken of pakken ze vooral veel taken van deze ondernemers over.
Eén van onze opdrachtgevers vertelde er het volgende over: “Caroline brengt rust in de organisatie doordat ze veel terugkerende taken van ons overneemt. Op deze manier kunnen wij ons richten op de grote lijnen en langere termijn“.
Heb jij een organisatietalent nodig?
Ik vind het leuk om vrijblijvend met je mee te denken. Neem gerust contact op.
of
