Hoe ben ik virtueel assistent geworden? Dat is een vraag die me regelmatig gesteld wordt door beginnende virtueel assistentes. Eigenlijk ben ik gewoon ‘zomaar’ gestart. Ruim 18 jaar werkte ik als management assistent. Op een gegeven moment besloot ik voor mezelf dat dit ook anders moest kunnen. Ik wilde meer virtueel werken, niet meer fysiek op kantoor zitten. Hele dagen op kantoor zitten, vond ik ronduit vreselijk. Ik stuitte toevallig op het begrip ‘virtueel assistent’. Daar heb ik me in verdiept en zie hier het resultaat!
Als virtueel assistent werken, is voor mij ideaal. Ik heb een fantastische werkplek, ik ben meer bij mijn gezin, heb geen ellenlange reistijd meer, beheers mijn eigen inkomsten en word niet gestoord door collega’s die aan mijn bureau staan.
Hoe ben ik als virtueel assistent gestart? Door meteen mijn vaste baan op te zeggen (gelukkig konden we een paar maanden op het inkomen van manlief teren, mocht het niks worden). Ondertussen ben ik mijn website gaan opzetten en al mijn contacten geïnformeerd over deze nieuwe stap. Dat was een pittige tijd, waarin hard werken, het gezin verzorgen, blijven werken voor mijn oude werkgever (ik zat toen in de opzegmaand) en ondertussen het nieuwe bedrijf opzetten elkaar in rap tempo afwisselden. Ik zal je in dit blog van a tot z uitleggen hoe je een virtueel assistent wordt. Zodat je aan het einde van dit blog een goed beeld hebt, welke stappen je moet zetten om een goede virtueel assistent te worden.
Wat is een virtueel assistent?
Het vak krijgt steeds meer bekendheid – mede door de Coronacrisis – maar voor de groep mensen die het nog niet weten: een virtueel assistent is een onafhankelijke specialist die administratieve of secretariële diensten verleent voor klanten terwijl hij/zij buiten het kantoor van de klant opereert. Een virtueel assistent werkt doorgaans vanuit een thuiskantoor, maar heeft wel toegang tot de benodigde documenten.
Duidelijk toch?
De taken kunnen per virtueel assistent eindeloos variëren. Sommige virtueel assistenten focussen zich op 1 programma of 1 taak. Zo zijn er virtueel assistenten die expert zijn in Mailchimp, Moneybird of Canva.
Natuurlijk zijn er ook meer allround virtueel assistenten. Ik beschouw mezelf ook als allround. Met name omdat ik me niet wil vastpinnen aan 1 taak of 1 tool.
Vaak weet je pas gaandeweg waar je je als virtueel assistent op wilt gaan focussen. Het kan lastig zijn om dit bij de start van je bedrijf al helder te hebben. Laat je daar niet door ontmoedigen. Begin gewoon, de rest komt later. Echt waar.
Hoe word ik virtueel assistent?
Gewoon beginnen! Dat schreef ik hierboven ook al.
Dat klinkt zo lekker simpel én misschien schiet je nu ook wel in de weerstand….maar het is echt zo. Lees niet alles wat los en vast zit over hoe je een virtueel assistent wordt. Ga ook niet van alle tools die er zijn de volledige handleidingen doorlezen. Gewoon starten!
Je zult merken dat zodra je een klant hebt, je vanzelf een tool gaat beheersen die handig is om de taak gedaan te krijgen.
Misschien is je eerste klant wel makkelijk en hoef je alleen maar een inbox & agenda bij te houden.
Het kan ook zijn dat een klant met een programma werkt waar jij nog geen kaas van gegeten hebt. In dat soort gevallen reken ik de uren die ik nodig heb om het programma te leren niet door. Maar (een dikke vette maar is dit) als het programma specifiek en alleen voor deze opdrachtgever is en je zeker weet dat je dit verder nooit meer gaat gebruiken….dan bereken je de uren wel door. Communiceer dat ook in heldere taal naar je opdrachtgever.
De basisstappen om een virtueel assistent te worden zijn als volgt:
- Bepaal voor jezelf (al dan niet voorlopig) welke diensten je wilt aanbieden;
- Bepaal je tarief / abonnementsvorm;
- Ontwerp een website en zorg dat je goed online zichtbaar bent;
- Informeer je netwerk en onderhoud hiermee warme contacten.
Ik zal deze punten wat meer toelichten.
Welke diensten bied je aan als virtueel assistent?
Dit is een lastig punt voor veel beginnende virtueel assistentes. Dat hoeft het niet te zijn. Er is niemand tegen jou zal zeggen dat het niet goed is wat je besluit. Jij bent je eigen baas, het is jouw bedrijf. Jij bepaalt. Het kan zijn dat je in eerste instantie denkt aan de meer secretariële taken; e-mail & agendabeheer of het afhandelen van telefoongesprekken. Laat je daar niet door leiden. Als jij liever als een marketing virtueel assistent aan de slag wilt, doe dat dan.
Een van de belangrijkste dingen die ik voor mijn eerste grote klant verzorgde was het bijhouden van een ledenadministratie voor de opleiding die zij verzorgden, daarnaast beheerde ik de mailbox, maakte ik nieuwsbrieven in Mailchimp én mocht ik social media teksten schrijven. Dat was in het begin best overweldigend. Ik was niet met alle taken bekend. Toch is het echt zo, je leert door het te doen. Soms met vallen en opstaan maar vooral doorgaan en doorzetten.
Zoals je leest ben je vrij om te kiezen én te doen wat jij wilt. Het is afhankelijk van jouw expertise en je interesse. Vind je het lastig? Begin bij het begin. Waar ben jij echt extreem goed in? Ga dat – vooral in het begin – aanbieden. Zorg dat je zeker raakt van je zaak en ga daarna uitbreiden in taken.
Tarief bepalen als virtueel assistent
De hamvraag is natuurlijk welk tarief hanteer ik als virtueel assistent? Welk uurtarief past bij mij? Je wilt natuurlijk niet te hoog maar vooral ook niet te laag gaan zitten.
Een aantal zaken zijn van belang, wanneer je je tarief gaat bepalen.
- Met welke kosten moet je rekening houden (denk bijvoorbeeld aan: huur je een kantoorruimte of werk je vanuit huis)
- Houd er rekening mee dat je zelf verantwoordelijk bent voor je pensioen én dat je iets moet regelen wanneer je onverhoopt langdurig ziek wordt.
- Wil je per uur werken of ga je abonnementen aanbieden? Dit zijn als het ware all-in pakketten waarbij de opdrachtgever van tevoren weet waar hij/zij aan toe is.
Omdat er toch nog aardig wat kosten zijn waar je rekening mee moet houden is het aan te bevelen dat je het loon (wat je bijvoorbeeld voorheen verdiende) als uitgangspunt neemt en dat met tenminste 25% verhoogd.
Houd er ook rekening mee dat er bepaalde tools / programma’s zijn die een maandelijks bedrag incasseren. Deze kosten kun je ook doorberekenen aan je opdrachtgever. Maak deze kosten wel inzichtelijk door ze apart te vermelden op je factuur.
Zet je tarief ook niet te laag, opdrachtgevers krijgen met jou een super collega erbij. Daarnaast hebben zij het voordeel dat ze jou alleen betalen voor wat je hebt gewerkt (minder salariskosten). Ze zijn (bijna) geen tijd kwijt aan het inwerken van een nieuwe collega want jij weet waar je het over hebt. Daarnaast hebben ze geen vaste lasten zoals: personeelskosten, werkplekkosten én werknemersbelastingen.
Ik ben gestart met € 40,- ex btw en heb dit na 1,5 jaar verhoogd naar €45,- ex btw. Voor de opdrachtgevers die heel incidenteel eens een paar uur bij mij afnemen hanteer ik het tarief van €50,- ex btw. Dit zijn over het algemeen de klussen waar veel spoed bij vereist is. Dat betekent dat ik voor deze klant al mijn andere werk opzij schuif. Daar mag deze incidentele klant dan ook voor betalen. Snap je een beetje wat ik bedoel? Bedenk ook dat wanneer je nu liever laag gaat zitten en over een paar je tarief wilt verhogen dit altijd lastig is. Het blijft ongemakkelijk om tegen je bestaande klant te zeggen; ik ga verhogen. Ga liever meteen al wat hoger zitten dan je eigenlijk zou willen. Dat went snel en is minder lastig dan verhogen.
Ontwerp je website
Omdat je als virtueel assistent aan de slag gaat en online werkt, lijkt het logisch om ook goed online zichtbaar te zijn. Zorg daarom dat je website goed staat. Daarmee bedoel ik dat je een helder ontwerp kiest, goed beschrijft wat je gaat aanbieden én hoe je te bereiken bent. In dit artikel lees je hoe je kan beginnen met SEO op je website, zodat je gaat opvallen in Google.
Naast je website, is het ook belangrijk om op social media consistent berichten te plaatsen. Doe dit niet eens per week, post het liefst 3 x per week. Kies het social media platform waar jouw potentiële klanten zitten. Je hoeft niet overal te zitten.
Een andere manier om online zichtbaar te zijn is door middel van het inrichten van Google Advertenties. Daar kunnen wij je trouwens goed bij helpen. Heb je daar interesse in? Neem dan even contact op.
Informeer je netwerk
Een belangrijke stap richting het zelfstandig ondernemerschap is het informeren van al je bestaande relaties over jouw carrière switch. Denk hierbij niet alleen aan zakelijke relaties maar ook aan de moeders op school, je sportmaatje, je vrienden en je familie. Die laatste 4 die ik noemde lijken niet zo logisch maar het zal je verbazen hoe vaak ik via mijn sportmaatjes en vrienden toch leads binnenkrijg. Daarnaast kunnen zij ook weer reclame voor jou maken. Hoe meer mensen dus exact weten wat jij doet, hoe beter!
Hoe vind je nieuwe klanten als virtueel assistent? Jouw nieuwe klant vind je in 5 stappen:
Stap 1: Weet wie je ideale klant is.
Dat betekent dat je voor jezelf moet uitzoeken voor welk bedrijf je zou willen werken en/of in welke markt zij zich begeven.
Stap 2: Vind de ideale prospects in jouw doelmarkt.
Wat zoek je in jouw ideale klant? Wat zijn de eigenschappen waar jij je op wilt focussen? Het kan zijn dat je een bedrijf zoekt die winstgevend is of een bedrijf dat hulp nodig heeft met een specifieke taak.
Stap 3: Pitch dagelijks nieuwe potentiële klanten.
Zorg dat je altijd je pitch klaar hebt in je hoofd. Het kan op de gekste momenten voorkomen dat je een pitch moet houden. Het kan zomaar gebeuren dat je een oude bekende tegen het lijf loopt in de supermarkt. Schud jij dan je pitch uit je mouw? Oefen je pitch, net zolang tot je hem uit je hoofd kent.
Stap 4: bied een proefperiode aan.
Voor veel opdrachtgevers is het nieuw om met een virtueel assistent te gaan werken. Dat betekent dat ze het eng vinden, eng om zaken los te laten. Neem wat van deze angst weg door een proefperiode aan te bieden.
Stap 5: Maak jezelf onvervangbaar.
Als je jouw klant voor de lange termijn wilt behouden, lever dan zoveel waarde als je kunt. Denk proactief mee, laat je verfrissende blik door het bedrijf gaan én communiceer dit naar je opdrachtgever. Heb je nieuwe ideeën? Geef ze door aan je klant. Hoe meer jij met ze meedenkt hoe meer ze jou zullen waarderen. Kortom maak jezelf van onschatbare waarde.
Tenslotte nog dit...
Als virtueel assistent wil je vooral anderen helpen. Vergeet echter niet om regelmatig aan je eigen bedrijf te werken. Zelf werk ik één dag per week aan mijn bedrijf. Op dit soort dagen werk ik nieuwe ideeën uit, schrijf ik content / blogs of ga ik brainstormen. Je wilt tenslotte dat je bedrijf zichtbaar blijft én groeit.
Lees ook ons artikel over de meest gebruikte virtueel assistent tools.
