De Pomodoro techniek is eind jaren tachtig ontwikkeld door de Italiaan Francesco Cirillo. Het is een techniek die ervoor zorgt dat je je focus houdt om in een kort tijdsbestek je taken af te ronden. Het enige wat je nodig hebt is een kookwekker. Geen tomaten in ieder geval 😊
Iedereen herkent het wel, je wilt gefocust werken maar om de haverklap word je afgeleid door geluiden van buiten of van je telefoon, of er stromen nieuwe mailtjes binnen waar je aandacht naartoe gaat. Allemaal externe zaken die ervoor zorgen dat jij niet aan de taak begint, die vandaag afgerond moet worden. Dan is de Pomodoro techniek écht de moeite waard om eens te proberen.
De Pomodoro techniek zorgt ervoor dat jij:
– Geen uitstelgedrag meer vertoont
– Gefocust werkt aan 1 taak, vol motivatie
– Beter kunt omgaan met externe afleidingen
– Gestructureerd aan de slag gaat
– Ingewikkelde acties tot simpele taken kunt omzetten
Starten met de Pomodoro techniek
Als je het bovenstaande leest, kan je natuurlijk niet wachten om te starten. Dat kan! Vandaag nog. Wat heb je nodig?
Een timer of kookwekker
Lege vellen papier of een leeg Word document
De eerste stap is dat je alle acties die nog gedaan moeten worden, noteert of opschrijft. Dit is zeg maar de breindump waarover ik vertelde in mijn blog ‘Een planning maken doe je zo’. Zorg dat je echt alles genoteerd hebt wat in je hoofd zit, zodat je daarna een zogeheten ‘leeg hoofd’ hebt.
De tweede stap houdt in dat je alles wat je zojuist onder stap 1 hebt genoteerd, gaat verwerken in een actielijst/takenlijst. Belangrijk hierbij is dat je de acties als zogenoemde Pomodoro’s noteert. Dat betekent dat iedere actie niet langer dan 25 minuten mag duren en de belangrijkste taken bovenaan de actielijst staan.
Bij de derde stap ga je aan de slag. Pak je kookwekker of timer erbij en zet de timer op exact 25 minuten. Pak de actie erbij die bovenaan je actielijst staat en ga eraan werken. Blijf gefocust op je taak, doe niks anders tussendoor en zorg dat je e-mail en je telefoonnotificaties uitstaan. Haal alles uit jezelf om deze actie oftewel Pomodoro te behalen.
De vierde stap houdt in dat zodra de wekker is afgegaan, je even pauze neemt (3 tot 5 minuten). Dit is nodig om je hersenen even rust te geven en de afgeronde actie te verwerken en te resetten. Hierna kun je aan de slag gaan met je volgende Pomodoro.
Als je per dag 4 Pomodoro’s hebt afgerond, heb je met 2 uur werken al een aantal belangrijke acties afgerond. Hoe fijn is dat?
Na deze 2 uur is het tijd voor een langere pauze van een kwartier. Drink een bakkie koffie, praat met je collega of met je huisgenoot of maak een ommetje. Zo kun je goed ontspannen zodat je straks weer fris en fruitig aan de slag kunt gaan.
De valkuilen
Helaas zijn we allemaal geprogrammeerd om na een intensieve actie, afleiding te zoeken. Om toch gefocust te blijven werken aan je Pomodoro’s, zijn er een paar Pomodoro Regels waardoor jij niet in die valkuil van afleiding stapt.
Pomodoro regel 1
Interne afleidingen
Het kan gebeuren dat je middenin je Pomodoro zit en je opeens bedenkt dat je morgen vooral niet moet vergeten om de gymtas mee te geven aan je kinderen. Probeer in deze gevallen niet stug te blijven doorwerken maar noteer deze actie onderaan je actielijst. Ga daarna direct weer aan de slag.
Pomodoro regel 2
Externe afleidingen
Mocht je alweer op kantoor werken dan kan het zo zijn dat je nét aan een Pomodoro bent begonnen en je collega komt net je iets vragen over een memo wat je gisteren hebt verzonden. In deze gevallen vertel je aan je collega dat je geconcentreerd aan het werk bent aan een belangrijke taak, spreek een moment af dat jullie elkaar wel kunnen spreken en zodra je Pomodoro is afgerond, loop dan ook daadwerkelijk langs bij deze collega. Op deze manier weten je collega’s straks allemaal, dat wanneer jij zegt dat je erop terugkomt jij dit ook daadwerkelijk doet. Dit resulteert erin dat ze je vanaf dat moment met rust zullen laten zodra jij aangeeft dat je gefocust aan het werk bent.
Pomodoro regel 3
Houd je aan de Pomodoro tijd
Probeer nooit een Pomodoro te onderbreken. Het kan ook voorkomen dat je een taak hebt die minder dan 25 minuten duurt. Combineer in zo’n geval 2 of 3 acties. Heb je juist een taak die langer dan 25 minuten duurt? Deel hem dan op in 2 Pomodoro’s. Misschien kom je er pas achter, zodra je eraan bent begonnen. Dat is niet erg, dan stop je alsnog na 25 minuten, houd je pauze en ga je daarna verder met deel 2 van de actie. Voordeel van deze techniek is dat je zelf ook steeds beter wordt in het inschatten van de benodigde tijd voor een actie.
Hoe is de Pomodoro techniek ontstaan
De Italiaan Francesco Cirillo ontwikkelde deze techniek eind jaren 80 omdat hij veel acties die hij zich ten doel had gesteld maar niet kon afronden omdat hij iedere keer afgeleid werd. De Italiaan realiseerde zich dat hij zichzelf maar ook zijn omgeving moest heropvoeden. Zogezegd zo gedaan. Hij liep naar zijn keuken en pakte een kookwekker (in de vorm van een tomaat). Hij zette de wekker op 25 minuten en in die tijd kon hij precies 1 taak afronden. Dit werkte prima voor hem. Hij vertelde iedereen die hem wilde storen tijdens een Pomodoro, over zijn ontwikkelde techniek. Dit resulteerde erin dat mensen hem vanaf dat moment met rust lieten zodra hij aan een Pomodoro werkte.
Nu werkt deze techniek nog steeds, er zijn meer dan 2 miljoen volgers van de techniek wereldwijd voor wie het fantastisch werkt.
Wanneer werkt de Pomodoro techniek
Zoals met iedere effectiviteitstechniek, valt of staat alles met zelfdiscipline. Als jij gedisciplineerd omgaat met de Pomodoro regels dan kun je veel winst met deze techniek behalen. Probeer het eens een paar weken uit. Misschien is het écht iets voor jou. Veel succes!
