Wat zijn notulen
Notulen van een vergadering, zijn het schriftelijke verslag van alles wat er tijdens een vergadering is gebeurd en gezegd. Notulen worden gebruikt om mensen die niet bij de vergadering aanwezig konden zijn te informeren over wat er is gebeurd, of om bij te houden wat er tijdens de bijeenkomst is besloten. Omdat er veel vergaderd wordt binnen allerlei organisaties zijn notulen erg belangrijk. Want zonder goede notulen hebben deze vergaderingen weinig zin omdat niemand na de vergadering nog precies weet wat er besloten is en welke acties benoemd zijn.
Welke soorten notulen zijn er?
Zoveel organisaties, zoveel wensen. Het verschilt vaak afdeling wat voor notulen er gemaakt moeten worden. Want de ene manager wil een schriftelijk verslag, de ander wil alleen een actie- en besluitenlijst.
Over het algemeen zijn er drie soorten notulen:
- Een woordelijk verslag.
Hierbij notuleert de notuliste echt alles wat er gezegd wordt door de sprekers. Zo zijn verslagen in de rechtbank of een vergadering in de Tweede Kamer voorbeelden van woordelijke verslagen. Vanwege het vele en snelle schrijfwerk worden woordelijke verslagen meestal gemaakt door stenografen en niet door notulisten. - Een samenvattend verslag.
Dit is veruit de meest gebruikte vorm binnen organisaties. De notulen geven een samenvatting weer van wat er besproken is tijdens de vergadering. Dit soort notulen zijn met name handig wanneer er veel verschillende topics behandeld worden. - Een actie- en besluitenlijst.
Een actie- en besluitenlijst is de meest korte vorm van een verslag, je noteert tenslotte alleen maar de acties en genomen besluiten. Het voordeel hiervan is dat de meeste mensen geen tijd en zin hebben om een heel verslag door te nemen. De actielijst daarentegen geeft snel inzicht in wat zij nog moeten oppakken voordat de volgende vergadering start.
De opbouw van je notulen
Bij een samenvattend verslag is het belangrijk om een overzichtelijke structuur aan te houden. Met name omdat er zoveel verschillende topics behandeld worden is het werken met een vaste volgorde aan te raden. Zo kunnen deelnemers die niet bij de vergadering aanwezig waren toch snel de notulen scannen op voor hun relevante onderwerpen. Een samenvattend verslag bestaat meestal uit deze volgorde:
- De kop of header
Hierin noteer je de naam van de vergadering, de aanwezigen en de datum en plaats; - De agenda en agendapunten
In het verslag neem je de agendapunten op in de volgorde zoals ze besproken zijn tijdens de vergadering. Zoals je vast wel eens hebt gemerkt, wordt er regelmatig van de volgorde afgeweken tijdens de vergadering. De meest voorkomende volgorde van agendapunten is:
– Opening
– Goedkeuring van het vorige verslag
– Actielijst doornemen
– Ingekomen stukken / mededelingen
– Agendapunten bespreken
– Rondvraag
– Sluiting - De actielijst
Soms bevindt de actielijst zich onderaan de notulen, soms is het een apart bestand. Het is maar net wat jij en de deelnemers handig vinden. De actielijst bestaat meestal uit de volgende kolommen: Datum vergadering | Beschrijving van de actie | Wie pakt het op | Datum gereed.
Goede notulen
Wanneer de vergadering voorbij is, wordt het tijd om uw notulen te gaan ordenen. Vaak heb je tijdens de vergadering halve zinnen of steekwoorden opgeschreven. Zelf probeer ik de notulen altijd op dezelfde dag of de dag erna uit te werken. Dan zit alles nog vers in je geheugen en – althans dat is mijn ervaring – schrijf ik de zinnen razendsnel op. Het kan zijn dat er nog topics zijn die je niet helemaal begrijpt en uitleg verdienen. Vraag je leidinggevende of een collega die bij de vergadering aanwezig was om je hierbij te helpen. Je kunt als notulist tenslotte niet overal verstand van hebben.
Daarnaast zal ik niet ontkennen dat het soms lastig kan zijn om goede notulen te maken. Soms kun je al geïntimideerd raken door het woord ‘notulen’ an sich. Ik schreef daar eerder een blog over.
Wat maken nou goede notulen? Dat zijn notulen die helder weergeven wat er besproken is en waarin voldoende details staan en waarin een korte beschrijving staat van de gedachte achter ieder genomen besluit.
Wat doe je als er een discussie heeft plaatsgevonden?
In dat geval is het aan te raden om de belangrijkste voor en tegen argumenten op te schrijven. Gebruik hierbij absoluut geen namen. Het is sowieso not done om namen in een verslag te noemen.
Notulen delen
Na de vergadering ga je je notulen en actielijst delen met je collega’s. Dit kan op verschillende manieren:
- Via de mail
Dit is de old school manier, waarbij je een e-mail naar je team stuurt met de notulen en actielijst als bijlage erbij. - Via de cloud
Hierbij plaats je de documenten in de cloud en deel je met je collega’s de link naar de bestanden. - Via de vergadersoftware
Sommige organisaties werken met specifieke vergadersoftware. Zo werken veel overheden met Ibabs. Het voordeel daarvan is dat het geheel papierloos werkt. Iedere deelnemer heeft per vergadering alle vergaderstukken in Ibabs zitten en heeft via zijn/haar tablet of laptop toegang tot deze stukken. Ook staan de actielijst en besluitenlijst in Ibabs. Alles handig bij elkaar in 1 systeem.
Heb jij een notulist nodig?
Ik vind het leuk om vrijblijvend met je mee te denken. Neem gerust contact op.
of
