Veel mensen vinden notuleren lastig
Ik hoor vaak dat mensen notuleren lastig vinden, met deze tips en apps, wordt het een peulenschil!
Notuleren in 5 heldere stappen
In vijf simpele stappen help ik je om duidelijke, nette notulen te maken.
Voorbereiding: Lees de notulen van de vorige keer door. Het komt regelmatig voor dat agendapunten die in de vorige vergadering behandeld zijn of een discussie die de laatste keer heeft plaatsgevonden weer voor een deel wordt herhaald tijdens de volgende vergadering. Nu jij de notulen van de vorige vergadering hebt doorgelezen ben je alvast voorbereid wat er voorbij kan komen.
Durf te vragen: Lees van tevoren altijd de vergaderstukken door zodat je begrijpt waar het over gaat. Is het te ingewikkeld? Vraag dan voor de vergadering aan de opsteller van het stuk een simpele samenvatting.
Werk digitaal: Heb je een laptop? Notuleer dan alsjeblieft op de laptop en ga niet schrijven! Typen is veel sneller en het werkt efficiënter bij het uitwerken.
Luister en vat samen: Luister goed naar de deelnemers tijdens de vergadering en probeer hoofd- en bijzaken te scheiden. Ik schrijf meestal enkele zinnen op van de zaken die er echt toe doen (hoofdzaak) en steekwoorden van de bijzaken die ik voorbij hoor komen.
Niet uitstellen: Werk de notulen binnen 2 dagen uit! Dan zit de hele vergadering nog helder in je hoofd en heb je de notulen véél sneller uitgewerkt dan wanneer je een langer wacht.
Als je deze tips toepast wordt het notuleren al een stuk makkelijker. Een paar handige apps, maken je leven nog een stuk makkelijker.
Notuleren lastig? Gebruik deze apps
Notuleren wordt al een stuk makkelijker door middel van deze handige apps.
Allereerst heb je Ibabs, dit is een app die je zowel op je tablet, smartphone en latop kunt gebruiken. Door middel van deze app stuur je alle vergaderstukken direct naar alle genodigden. Ook maak je in deze app heel makkelijk en snel actielijsten en besluitenlijsten. Er is al een sjabloon aangemaakt dus het enige wat jij hoeft te doen is de gegevens invullen. Op deze site lees je er meer over.
De tweede handige app die ik je niet wil onthouden is OneNote. In OneNote maak je heel eenvouding notulen en verstuur je deze als tekstbestand of als pdf naar de aanwezigen.
Ook zijn er genoeg apps die je op je smartphone kunt installeren en als dicteerapparaat kunt gebruiken. Bijvoorbeeld de Dictate Pro app, die schrijft alles meteen op wat hij hoort. Je hoeft dus praktisch niet meer zelf te notuleren. Het enige is dat je moet opletten dat je telefoon niet uitvalt.
Bijlagen bij je notulen voegen
Misschien wil je ook nog een pdf invoegen als bijlage in je Wordbestand? Daarover schreef ik deze blog met handige tips hoe je dit op een makkelijke manier kunt invoegen.
Kun jij wel wat hulp gebruiken bij het notuleren van een vergadering? Zoek je een notulist? Als interim secretaresse kom ik graag op jouw locatie notuleren. Lees je meer over mijn werkzaamheden als interim secretaresse.
Kan je wel wat hulp gebruiken bij het notuleren?
Ik vind het leuk om vrijblijvend met je mee te denken. Neem gerust contact op.
of
