Productiever worden met een virtual assistant

Productief zijn en worden willen we allemaal. Het kost je meestal wel een tijd voordat je écht productief wordt als ondernemer. Een virtual assistant kan jou helpen productiever te worden. Met een aantal aanpassingen binnen jouw werkroutine en het uitbesteden van bepaalde taken kun je grote stappen zetten en blijvende veranderingen creëren. 

We starten bij het begin; productief zijn, wat is dat precies? Productiviteit kun je vertalen als het focussen op de juiste taken en deze ook gedaan krijgen.

Productiviteit is niet zoveel mogelijk doen in zo weinig mogelijk tijd. Productiviteit heeft alles te maken met het daadwerkelijk doen van dingen. Het gaat over het produceren van resultaat en ervoor zorgen dat planningen uitgevoerd worden. Een virtual assistant kan je hier uitstekend bij helpen.

Hoe word je productief?

Hoe worden me productiever dan we nu zijn? Productiever worden hangt samen met een aantal factoren. 

Voorkom teveel switchen

Het is belangrijk om op een dag niet teveel van taken te wisselen. In het geval van een virtual assistant werkt zij doorgaans voor veel verschillende opdrachtgevers. Als zij haar gehele werkdag blijft schakelen tussen 4 opdrachtgevers is ze aan het einde van haar werkdag uitgeput en kan ze zich waarschijnlijk niet meer goed focussen. Dit komt doordat onze hersenen het niet fijn vinden om veel te schakelen. Het schakelen tussen taken kost ons daarnaast tijd. Iedere keer dat we wisselen van taak (zoals de virtual assistant), blijven een deel van onze hersenen hangen bij de vorige taak en daalt tijdelijk ons IQ. Dit maakt dat doorwerken op dat moment je meer moeite kost.   

Teveel prikkels  

Dit gaat over zowel interne als externe prikkels. Onderschat namelijk je interne prikkels niet. Onze hersenen zijn gebouwd om optimaal te werken. Wanneer jij een taak uitvoert die saai of eentonig is gaan je hersenen automatisch op zoek naar meer prikkels. Je kunt dit voorkomen door op dat moment sneller te gaan lezen of een andere uitdaging toe te voegen aan je taak zodat je hersenen weer ‘geprikkeld’ worden en je minder afleiding zult ervaren. 

Te moe zijn 

Als we moe zijn, werkt je interne filter (het filter wat bepaalt welke prikkels door mogen naar je hersenen) minder goed. Dit is de reden dat wanneer we moe zijn we niet in staat zijn om goede beslissingen te nemen. Ook zul je merken dat je bij iedere prikkel uit je concentratie wordt gehaald. Al deze concentratie interrupties zorgen ervoor dat je minder productief bent op zo’n dag.  

virtual assistant

Wat kan de virtual assistant hierin doen?

Door met een virtual assistant te gaan werken word je productiever omdat je aan minder dingen hoeft te denken. Als jullie een goede match zijn zul je merken dat jouw virtual assistant aan een half woord genoeg heeft. Dit betekent dat de taak al is gedaan – of op de planning staat – nog voordat jij het hebt uitgesproken. Wat voor jou als bedrijfsleider een groot voordeel is, is dat je aan minder dingen hoeft te denken wat jouw bedrijfsvoering betreft. Je krijgt rust want je weet dat het in goede handen is. 

Daarnaast is een virtual assistant een structuurmachine. Zij kan jouw to do’s structureren in een handige tool en/of app. Dit biedt jou inzicht in de to do’s die er liggen maar ook houvast omdat je nu iedere to do die in je opkomt meteen in de app kwijt kunt. Want zoals David Allen (van de beroemde Getting Things Done methode) altijd zegt: 

Your mind is for having ideas, not keeping them

David Allen

Ga maar na bij jezelf, als je op een prachtige herfstdag in het bos wandelt en de ene na de andere actie poppen op in je hoofd dan word je onrustig. Onrustig omdat je ze wilt blijven onthouden, je wordt bang dat je ze vergeet. Dit doet allerlei dingen met je hersenen. Je hersenen kunnen zich maar op 1 taak tegelijk richten. Jij zult minder genieten van je boswandeling. 

De oplossing is door het uit je hoofd te halen. Haal letterlijk die to do’s uit je hoofd. Hoe? Door ze op te schrijven / noteren in een boekje of in de to do app die je hebt. Het is aan te bevelen om dit altijd hetzelfde boekje of dezelfde app te laten zijn. Ga niet thuis met post its in de weer, onderweg met boekjes etc. Je wilt 1 plek hebben waar alle to do’s in gebundeld zijn. Doe je dit niet dan heb je alsnog geen overzicht en dat geeft weer stress. 

Meer focustijd met een virtual assistant

De bovengenoemde voorbeelden geven je een inkijkje wat het samenwerken met een virtual assistant jou kan opleveren en hoe je tijd kunt besparen. Het klinkt misschien cliché omdat iedere virtual assistant roept ‘dat jij je straks beter kunt focussen op de écht belangrijke taken’. Uit allerlei wetenschappelijke artikelen blijkt dat het minder schakelen tussen taken je productiever maakt. Je hebt tenslotte minder schakeltijd en minder tijdsverlies en focusverlies. Wie wil dat nou niet? 

Heb jij een Virtual Assistant nodig?

Ik vind het leuk om vrijblijvend met je mee te denken. Neem gerust contact op.

of

Virtual Assistant contact Caroline van Aart

Plaats een reactie