Outlook tip: Snelle stappen
Ken je dat? Iedere maandagochtend type je hetzelfde mailtje om de notulen van het werkoverleg te mailen naar al je collega’s. Of elke vrijdagochtend stuur je weer het mailtje of iedereen zijn/haar tijdstaat wil sturen naar jou.
Dat kan anders en vooral veel sneller en efficiënter! Want hoe snel jij ook kunt typen, één druk op de knop is altijd sneller dan een hele mail typen 😊.
Ok klinkt goed maar hoe doe je dat dan?
In Outlook zit het onderdeel ‘Snelle Stappen’ bovenin in je werklint. Dat ziet er als volgt uit:
Je kunt die standaard knoppen die er al in zitten (zoals ‘new meeting’ of ‘To Manager’) aanpassen door op het pijltje rechtsonder naast ‘Snelle Stappen’ te klikken. Nu opent zich een nieuw venster en kun je de acties gaan invoeren.
- Klik bijvoorbeeld op ‘e-mail aan team’ en dan ‘bewerken’. Hier vul je in dat de eerste actie ‘nieuw bericht’ is, daarna vul je in aan wie deze mail verzonden moet worden.
- Je kunt de naam van de knop ook aanpassen, als er nu staat ‘nieuw bericht aan team’ dan kun jij daarvan maken ‘mailbericht urenstaten’.
- Daarna klik je op ‘opties weergeven’ dan openen er nog een paar velden.
Daar vul je in het onderwerp van de mail, de urgentie ervan en de inhoud van de mail (het berichtje wat je dus gaat verzenden). - Zet het vinkje ‘verzend met 1 minuut vertraging’ uit. Op die manier kun je altijd even controleren of het mailtje helemaal klopt en misschien moet je er nog een bijlage aan toevoegen.
Vanaf nu kun je dus in het werklint in Outlook op de knop drukken die jij hebt aangemaakt en klaar is Kees. Hoe snel is dat?
Meer Outlook tips?
Ik vind het leuk om vrijblijvend met je mee te denken. Neem gerust contact op.
of
