Ultieme e-mail tips deel 2

In dit blog deel ik waardevolle e-mail tips om je inbox stress te verminderen!

Heb jij ook het gevoel dat je inbox een eindeloze put is waar je nooit helemaal uit lijkt te komen? Of raak je regelmatig gestrest door de oneindige stroom e-mails die dagelijks binnenkomt?

In dit blog leg ik uit hoe je je inbox geordend houdt en hoe je snel je mails kunt afhandelen. 

Ultieme tip: OHIO

OHIO staat voor Only Handle It Once. Dit is een techniek waar ik nog regelmatig de mist mee in ga. Ik zal hem kort toelichten, bij deze techniek is het de bedoeling dat je een e-mail maar 1 keer opent en direct besluit wat je ermee gaat doen. Je hebt vijf keuzes: weggooien, archiveren, direct actie ondernemen, delegeren of plannen. Op deze manier voorkom je dat e-mails zich opstapelen en verlies je geen tijd door steeds dezelfde e-mails te herlezen. 

Ik vind dit zelf nog wel eens een lastige omdat ik soms eerst even wil nadenken wat ik ermee wil. Met als gevolg dat ik die betreffende mail nog wel 2 of 3 keer open, voordat ik hem daadwerkelijk afhandel. Herkenbaar?  

Mailbox ordenen en ook zo houden

Nu wil ik uitleggen hoe je een mailbox geordend houdt. Dat doe je door sowieso de stappen in mijn vorige blog en hierboven uit te voeren. Maar ook door een simpele mappenstructuur te hanteren waar jij direct mails in kunt wegzetten die je wel wilt bewaren. Door een simpele mappenstructuren te gebruiken, hoef je niet eindeloos te zoeken naar de ‘juiste’ map maar kun je het snel wegzetten. Door gebruik te maken van de zoekfunctie in Outlook (of ander mailprogramma) vind je in bijna alle gevallen de mail die je zoekt toch wel terug.

Ik hoop dat ik je heb geïnspireerd om je mailbox te ordenen en ook zo te houden. Heb je er soms moeite mee? Besef dan dat nieuwe gewoontes aanleren tijd kost. Dit lukt vaak niet in 2 dagen of 1 week. Gun jezelf die tijd maar blijf er wel alert op. 

Veel succes!