Ultieme e-mail tips

In dit blog deel ik praktische  tips met je om zo slim en efficiënt mogelijk te mailen. De tips gaan in op hoe je eindeloos heen en weer gemail kunt voorkomen, over duideijk taalgebruik en wanneer je wel en niet de cc of bcc gebruikt.

De ultieme tips voor efficiënte emailcommunicatie:

1. Houd je e-mails kort en bondig.
Het is cruciaal om beknopte en duidelijke e-mails te schrijven. Gebruik de “Wat? Hoe? Wanneer?”-regel om te beschrijven wat er moet gebeuren, op welke manier en binnen welke termijn. Dit voorkomt misverstanden en maakt je boodschap helder. Het is aan te raden om de Wat, Hoe, Wanneer regel ook met je opdrachtgever af te spreken. Zo heb je altijd over en weer duidelijke communicatie.  

2. Werk achterstevoren.
Stel je e-mails in omgekeerde volgorde op. Begin met bijlagen toevoegen, schrijf dan de inhoud van de e-mail, voeg de onderwerpregel toe en voeg ten slotte de ontvanger(s) toe. Dit zorgt ervoor dat het onderwerp, de inhoud en de bijlagen goed op elkaar zijn afgestemd en je niet per ongeluk op verzenden kan drukken omdat de ontvanger er nog niet in staat. 

3. Stuur altijd een reactie terug. 
Geef altijd even een korte reply op een mail. Ook als je nog niet een definitief antwoord kunt geven, laat in ieder geval even weten aan de afzender dat je de e-mail hebt ontvangen en eraan werkt. Dit stelt de afzender gerust en geeft je de tijd om later met een volledig antwoord te komen.

4. Vermijd onnodige opsmuk.
Houd je e-mails eenvoudig en zakelijk. Overmatig gebruik van kleuren, speciale lettertypen en uitroeptekens komt onprofessioneel over.

6. Gebruik een duidelijke onderwerpregel.
Maak de onderwerpregel zo concreet en duidelijk mogelijk. Als mensen bijvoorbeeld actie moeten ondernemen, zet dit dan in de onderwerpregel zoals Actie vereist – formulier invullen. Zo voorkom je verwarrende onderwerpregels. 

7. Vermijd ‘Reply to all’.
Zo’n open deur, ik weet het. Maar toch gebeurt het nog regelmatig. Stuur alsjeblieft geen antwoord naar alle ontvangers als dit niet nodig is. Beantwoord de e-mail liever apart aan de afzender om onnodig mailverkeer te voorkomen.

8. Wees selectief met CC.  Dit staat trouwens voor courtesy copy wist je dat? Je kunt de CC gebruiken om anderen van informatie te voorzien. Bijvoorbeeld als je gezamenlijk aan een project werkt. 

In een volgende blogpost ga ik in op het inrichten van je mailbox en het beheren ervan.