Welke online tools gebruikt een virtual assistant?
Ga je starten als virtual assistant en wil je weten welke online tools onmisbaar zijn? Welke tools bijna iedere virtual assistant gebruikt? Ik som alle tools voor je op en zet er mijn persoonlijke ervaring bij. Dit zijn dé tools waar jij als virtual assistant niet zonder kunt.
In dit artikel gaan we in op tools voor:
Samenwerktool
Videoconferencing
Uren registratie
Financiële administratie
Nieuwsbrieven
Dé samenwerk tool voor iedere Virtual Assistant
Als virtual assistant wil je op een slimme manier samenwerken met je opdrachtgevers. Je wilt niet iedere dag allerlei opdrachten via de mail krijgen maar juist in 1 overzicht zien wat er de aankomende week te doen is, waar de focus op moet liggen.
Dat overzicht creëer ik voor mezelf en mijn opdrachtgevers in Asana. Ik maak allereerst een team aan. Daarna maak ik een aantal mappen aan. Denk hierbij aan ‘bespreekpunten werkoverleg’, ’to do’s naam VA en ’to do’s naam opdrachtgever’ en bijv. ‘vakantiedata’. Met deze 4 mappen creëer je in 1 klap een heleboel overzicht.
Onder het mapje ‘bespreekpunten werkoverleg’ kun je notities en bespreekpunten voor jezelf kwijt. Je opdrachtgever kan hier ook zijn/haar punten kwijt. Let op ik zet hier alleen de bespreekpunten in die geen haast hebben. Als het spoed heeft bel of mail ik altijd even. Tijdens het werkoverleg pak je deze bespreeklijst erbij en heb je meteen een agenda voor het overleg gecreëerd. Handig toch?
In de to do mappen zet je logischerwijs al je acties, deze kun je toewijzen aan een persoon en een deadline eraan hangen. Ook kun je onder het kopje ‘details’ veel meer info kwijt. Denk aan notities voor jezelf bij deze acties of bijlagen of mails die van belang zijn, je kunt er alles in kwijt. Dit is waarom ik zo enthousiast ben over Asana. Het werkt super gemakkelijk en intuïtief en je hebt altijd overzicht. Wie wil dat nou niet?
Videoconferencing tools voor virtual assistants
Omdat je als virtual assistant op afstand voor je opdrachtgever werkt is het fijn als je elkaar wel kunt zien. Misschien hoeft dat niet elke week maar het is fijn om elkaar misschien om de week even te zien en de andere week ‘gewoon’ even te bellen.
Wat zijn de meest gebruiksvriendelijke en storingsvrije online tools voor videconferencing? Dit is mijn ervaring:
- Zoom. Ik heb inmiddels een jaar een betaalde account. Nooit problemen gehad en nooit een storing gehad. Ik gebruik Zoom zeer regelmatig. Op deze manier spreek ik met mijn opdrachtgevers en onderhoud ik contact met andere virtual assistants.
- Skype. Zelf nog niet zo vaak mee gewerkt. Het werkt volgens mij vrij simpel, je installeert het, zoekt contacten op en start een videogesprek.
Uren registratie tools voor virtual assistants
Omdat je als virtual assistant voor meerdere opdrachtgevers op 1 dag werkt is het aan te raden om je uren goed bij te houden én erbij te zetten wat je precies hebt gedaan. Ik doe dit zelf altijd zeer nauwkeurig omdat ik een mogelijke discussie met mijn opdrachtgevers wil voorkomen. Hoe houd ik mijn uren bij?
- Keeping. Ik werk met Keeping. Het werkt zeer gemakkelijk en je kunt overzichten per opdrachtgever, per dag, week of maand tevoorschijn toveren. Deze overzichten zijn ook als pdf te exporteren. Handig! Vooral als je met je opdrachtgever hebt afgesproken dat je elke week je urenoverzicht stuurt. Met 1 druk op de knop exporteer je het bestand en stuur je het door.
- Toggl. Heb ik nog nooit mee gewerkt maar lijkt ook heel simpel in gebruik. Je kunt een timetracker aanzetten of je laat je agenda met Toggl samenwerken. Op die manier schrijft Toggl uren die in je agenda staan.
Tools om je financiële administratie in te richten
Om je financiële administratie van A tot Z goed in te richten is er eigenlijk maar 1 programma wat je moet gaan gebruiken. Ik gebruik niet snel het woord moet maar in dit geval raad ik het heel sterk aan. Ga werken met Moneybird, probeer het anders eerst eens 14 dagen gratis uit.
Moneybird is echt gebouwd voor ondernemers. Het werkt handig, intuïtief en is zeer gebruiksvriendelijk. Ik heb absoluut geen boekhoudkundige kennis maar met Moneybird is mijn ‘administratie doen’ zoveel makkelijker geworden.
Wat kun je allemaal met Moneybird? Je kunt er offertes in opmaken, de offerte kun je trouwens helemaal inrichten conform jouw huisstijl. Ook kun je facturen maken. De automatische nummering op je facturen verzorgt Moneybird, daar hoef jij je dus niet meer druk om te maken. Ook herinneringen versturen naar je opdrachtgever, mocht het voorkomen dat je factuur per ongeluk niet betaald is, kan Moneybird verzorgen. Hallelujah!
Moneybird communiceert daarnaast met de Belastingdienst, dus de kwartaalaangifte kun je gemakkelijk via Moneybird doen. Zij geven dan alles door aan de Belastingdienst. Het enige wat jij moet doen is de Btw daadwerkelijk overmaken naar de Belastingdienst.
Met de Moneybird app kun je trouwens heel easy een foto van een bonnetje maken (van bijvoorbeeld een lunch) en die direct in je administratie hangen. Echt waar dit programma maakt je leven als ondernemer een stuk gemakkelijker.
Tools voor het versturen van Nieuwsbrieven
Als virtual assistant zul je regelmatig met nieuwsbrieven te maken krijgen. Je wilt denk ik zelf met enige regelmaat een nieuwsbrief verzenden. Daarnaast zullen er veel opdrachtgevers zijn die een maandelijkse nieuwsbrief versturen. Vaak willen ze dit soort klussen graag uitbesteden aan een virtual assistant. Het is dus handig als je kennis hebt van de meest gebruikte nieuwsbrief programma’s. Ik noem er een paar:
- Mailchimp. Dit is denk ik het meest bekende nieuwsbrief programma wat er is. Een heel gebruiksvriendelijk programma. De nieuwsbrieven kun je naar eigen inzicht opmaken en inrichten conform jouw huisstijl.
- Laposta. Een gratis programma waar ikzelf mee werk. Dit programma werkt wat minder intuïtief dan je zou willen. Je moet er echt even voor gaan zitten. Het is jammer dat je soms met onnodige omwegen pas bereikt wat je voor ogen had. Het heeft me voorheen heel wat frustratie gekost maar inmiddels heb ik goede workarounds bedacht.
- Autorespond. Veel van mijn opdrachtgevers werken met Autorespond. Inmiddels weet ik goed hoe het programma werkt en waar je moet beginnen maar toen ik er voor het eerst mee begon, moest ik er echt voor gaan zitten. Je kunt met Autorespond heel veel meer dan alleen maar een nieuwsbrief verzenden. Je kunt er automations in aanmaken zodat je niet iedere keer alles handmatig hoeft te verzenden aan nieuwe klanten. Ook kun je er een webwinkel in aanmaken compleet met betaalmethodes. Misschien wil je dit artikel ook lezen over Autorespond.
- Mailblue. Dat is de Nederlandse versie van het bekende programma ActiveCampaign. Daar heb ik inmiddels ook al mee gewerkt. Dat programma vond ik gemakkelijk in gebruik en intuïtief werken.
Daarnaast zijn er natuurlijk nog veel meer tools voor VA’s. Denk aan tools om social media berichten in te plannen. De meest bekende zijn wel Buffer en Hootsuite. Hierover schreef ik het volgende blog. Wil je echter meer weten over de nieuwste tool die ik heb ontdekt namelijk MeetEdgar, klik dan hier.
Wil jij uitleg over 1 van deze Virtual Assistant tools?
Ik vind het leuk om vrijblijvend met je mee te denken. Neem gerust contact op.
of
