Na het lezen van dit artikel weet je wat een virtual assistant is, wat ze voor je kan betekenen, waarom je met een virtual assistant zou moeten werken en wat de gemiddelde inhuurkosten zijn van een virtual assistant. Ook kun je testen of jij een virtual assistant kunt gebruiken.
Of bekijk onze animatiefilm onderaan dit blog.
Een virtual assistant is een persoon (dus geen chatbot) die op afstand verschillende diensten aanbiedt aan bedrijven en ondernemers. Omdat een VA doorgaans een zzp-er is, wordt tussen haar en het bedrijf een opdrachtovereenkomst afgesloten. Het is geen vaste medewerker binnen het bedrijf maar ze heeft wel toegang tot alle benodigde gegevens om haar werk goed te kunnen uitoefenen.
Hoe werkt een virtual assistant?
De meeste virtual assistants werken vanuit huis, een co-work space of een andere locatie waar ze fijn kunnen werken. Er wordt regelmatig in de media geroepen dat virtual assistant het beroep van de toekomst is. Dit komt omdat een VA breder inzetbaar is dan een secretaresse. Dit ligt denk ik aan hoe men naar het beroep secretaresse kijkt, hoe een secretaresse zich soms gevangen kan voelen in haar rol en aan de andere kant doordat een virtual assistant zich niet laat beperken. Er is geen keurslijf, ze kunnen alles oppakken & uitvoeren wat ze willen. De virtual assistant bepaalt.
Daarnaast betekent het werken als VA enorme vrijheid en flexibiliteit. Voor zowel de virtual assistant als voor de bedrijfseigenaar. Als hij liever geen standaard secretaresse heeft die om 17 uur naar huis gaat dan is een virtual assistant het overwegen waard. Met een VA kun je afspraken maken over de tijden waarop zij beschikbaar is en voor jou aan de slag gaat. Flexibiliteit is hét grote voordeel ten opzichte van de secretaresse.
Welke taken kan een virtual assistant uitvoeren?
Nu we weten wat een virtual assistant is, is het handig om te weten welke taken ze voor jou kan uitvoeren. Een VA kan iedere onderneming helpen met één of meer van de volgende taken:
- Administratie;
- Boekhouding;
- Bonnetjes verzamelen en invoeren;
- Telefoonbeantwoording;
- Mails afhandelen;
- Agendabeheer;
- Compleet beheer van alle social media kanalen;
- Website bouwen;
- Website up to date houden;
- Vliegtickets boeken;
- Reizen organiseren;
- Auto huren;
- Hotels boeken;
- Visa aanvragen;
- Evenement organiseren
- Drukwerk verzorgen
- Relatiegeschenken verzorgen;
- Kerstpakketten uitzoeken en verzorgen;
- Online cursus of opleiding inrichten;
- Inschrijfknoppen voor deze cursus of opleiding op je website plaatsen;
- Emailfunnel opzetten;
- Digitale nieuwsbrieven schrijven en verzenden;
- CRM systeem uitzoeken;
- CRM systeem bijhouden;
- Leads bijhouden.
Dit en nog veel meer kan een VA doorgaans vanaf haar eigen locatie voor jouw bedrijf uitvoeren en uitzoeken.
Waarom zou je werken met een virtual assistant?
- Lagere kosten
Als bedrijfseigenaar wil je zo laag mogelijke overheadkosten hebben, een virtueel assistent inhuren is dan een slimme oplossing. Hoe? Bij een vaste medewerker betaal je hem of haar een vast aantal uren per week uit. Je weet niet hoe productief hij of zij is in die uren. Een VA huur je in voor een bepaalde klus en je betaalt alleen de uren die ze heeft gewerkt.
Je bespaart hiermee veel salaris- en bedrijfskosten. Bovendien hoef je als bedrijfseigenaar geen internetverbinding, laptop, mobiele telefoon of kantoorruimte te faciliteren. Ook bespaar je als bedrijfseigenaar op je inwerk- en opleidingskosten.
Een VA wordt vaak ingehuurd voor een aantal specifieke taken waar zij al veel ervaring mee heeft. Dit betekent dat zij direct voor je aan de slag kan en geen inwerkperiode nodig heeft.
- Verhoog de efficiëntie binnen je bedrijf door niet-kerntaken uit te besteden
Een ander voordeel van het inhuren van een virtual assistant is dat jij je daardoor volledig kunt focussen op kerntaken. Als bedrijfseigenaar krijg je te maken met niet-kernactiviteiten. Denk aan het versturen van facturen, bonnetjes invoeren in je boekhoudsysteem, het opmaken van digitale nieuwsbrieven, je website updaten en het beantwoorden van de telefoon.
Begrijp me goed, deze taken zijn noodzakelijk om je bedrijf goed te laten verlopen maar het is niet de kerntaak waar een bedrijfseigenaar zich mee bezig wil houden. Die wil vooral meer klandizie binnenhalen, meer omzet draaien en zorgen dat zijn/haar medewerkers in staat zijn om hun taak goed uit te oefenen. Door het inhuren van een VA bespaar je tijd op je niet-kerntaken, die je weer kunt inzetten voor je kerntaken.
- Maak tijd vrij voor strategisch denken
Omdat de virtual assistant jouw niet-kerntaken uitvoert, heb je als bedrijfseigenaar meer tijd om je te concentreren op de groei van je bedrijf. Waar liggen de kansen in de markt die je nog niet benut hebt?
In plaats van dat je tijd verspilt aan het uitvoeren van dagelijkse activiteiten, kun je deze tijd investeren om strategisch na te denken over de lange termijn visie van jouw bedrijf. Dit helpt je om doelen te stellen.
Wat kost een VA?
Nu je hebt gelezen wat een VA voor je bedrijf kan betekenen wil je natuurlijk graag weten wat de gemiddelde inhuurkosten zijn.
Veel assistenten bieden naast een uurtarief, ook voordelige maandpakketten aan. Om te beginnen bij de uurtarieven, doorgaans liggen deze tussen de € 40,- en € 60,- ex btw per uur. Er zijn ook maandpakketten die je kunt afnemen, de kosten hiervan variëren per virtual assistant.
Om snel te testen of jij een virtual assistant kunt gebruiken hebben wij een test ontwikkeld. Die kun je hieronder doen, kost je 2 minuten.