loader image

7 tips voor het inschakelen van een Virtual Assistant

Denk je eraan om een Virtual Assistant in te schakelen? In dit artikel lees je 7 Virtual Assistant tips

1. Wanneer een virtual assistant?

Om te beginnen waarom zou je met een virtual assistant aan de slag gaan in plaats van een ‘gewone’ secretaresse of management assistant aan te nemen? Nou het grote voordeel van de virtual assistant is dat zij volledig online werkt. Jij als opdrachtgever hoeft dus geen werkplek voor haar in te richten, je hoeft geen reiskostenvergoeding te betalen en je hoeft niemand vast in dienst te nemen.

Nee, de virtual assistant werkt online. Zij richt alles goed en efficient in via handige online tools. Daarnaast is zij superflexibel juist doordat ze online werkt. Ze staat niet in de file en is dus altijd op tijd aan het werk . Het is dus ook nog eens hartstikke milieuverantwoord om een virtual assistant in dienst te hebben. Omdat de virtual assistant niet in een kantoortuin werkt maar op een plek waar zij goed geconcentreerd kan werken zal jouw virtual assistant onder andere de onderstaande voordelen ervaren (en jij profiteert daar dus van mee)

Met deze online test zie je in 3 minuten of het iets voor jou is.

Werkplek en omgeving

De virtual assistant werkt niet in een kantoortuin maar op een plek waar zij geconcentreerd kan doorwerken, zonder afleiding. Dat kan vanuit huis zijn maar dat kan ook een koffiebar of een co-work space zijn. Wat voor haar maar fijn werkt zodat ze jouw opdracht snel en correct heeft uitgevoerd. Werken wanneer zij op haar best is De virtual assistant maakt en produceert haar werk op de tijdstippen dat zij het beste werk levert. Als zij dus het liefst ‘s ochtends heel vroeg al begint met werken dan kan ze dat nu dus doen omdat ze niet op een locatie werkt waarbij ze aan kantoortijden is gebonden.

2. Welke werkzaamheden gaat je virtual assistant uitvoeren?

Start met de werkzaamheden die je het meest uitstelt want dit zijn de werkzaamheden die jou de meeste energie kosten. Hoeveel wil je kwijt zijn aan je virtual assistant? Bepaal hoeveel je wilt besteden aan je virtual assistant per maand en hoeveel uur zij dus mag werken voor jou. Spreek daarbij duidelijk af dat zodra ze boven dit aantal uren komt ze altijd even contact met jou opneemt om te bespreken wat jullie nu gaan doen.

Wat voor virtual assistant zoek je?

Virtual assistants zijn net mensen. 😉 Zoek je iemand die heel georganiseerd is? Een virtual assistant die alleen maar jouw opdrachten opvolgt? Iemand die meedenkt? Iemand die adviezen geeft?

Een virtual assistant kan alles op het gebied van ICT – het heet toch niet voor niks ‘virtual’ assistant? Tuurlijk zijn virtual assistant goed met online tools, werken zij in de cloud etc. maar zij hebben ook allemaal hun eigen expertises. Zo zal de ene virtual assistant heel goed zijn in Moneybird (online facturatie- en offerteprogramma) en de ander weer heel goed in webdesign.

Het is belangrijk om voor jezelf na te gaan welk type persoonlijkheid en vaardigheden het beste bij jouw behoefte aansluiten

3. Hoe kom je aan een virtual assistant?

Op het moment dat je wilt gaan zoeken naar een virtual assistant kun je natuurlijk op google.nl ‘virtual assistant gezocht’ intoetsen. Een andere optie is om op LinkedIn te zoeken. Ook kun je in Facebook groepen die special voor virtual assistants zijn zoeken naar een virtual assistant. (Zo zijn er onder andere de volgende groepen: Regelhelden en VA Lab).

Hoe selecteer je de juiste? Houd een kennismakingsgesprek via Skype of Zoom en zie dit als een sollicitatiegesprek. Vraag de virtual assistant naar voorbeelden uit de praktijk en de ervaring die ze heeft. Vertrouw altijd op je intuïtie. Voelt het niet ok, werk dan niet samen!

 

4. Hoe begin je met een virtual assistant?

Na het kennismakingsgesprek zal de virtual assistant een opdrachtovereenkomst sturen. Hierin staan alle uit te voeren werkzaamheden, de onderling gemaakte afspraken, welke kosten de virtual assistant in rekening mag brengen en welk uurtarief zij hanteert. Ook neem je in deze overeenkomst alle afspraken op betreffende de facturatie. Verstandig is ook om een geheimhoudingsverklaring tussen de beide partijen op te stellen. Houd alles zo duidelijk maar simpel mogelijk zodat er geen misverstanden over de opdracht kunnen ontstaan.

Begin je met een virtual assistant, dan kan het lastig zijn om werk uit handen te geven. Als dit het geval is voor jou, begin dan met kleine opdrachten. Zo kunnen jij en je Virtual Assistant aan elkaar wennen en beoordelen of de samenwerking langer mag duren.

5. Wat kun je uitbesteden aan een virtual assistant?

Je kunt ontzettend veel taken uitbesteden aan een virtual assistant. Een paar veel voorkomende opties:

✔ E-mailbeheer

✔ Nieuwsbrief schrijven

✔ CRM systeem bijhouden

✔ E-mailmarketing

✔ Bijhouden van je website

✔ Social media verzorgen

✔ Agendabeheer

✔ Facturatie verzorgen

✔ Reisschema’s opmaken

✔ Visa aanvragen

✔ Presentaties uitwerken en opmaken

Wat kun je beter niet uitbesteden aan een virtual assistant?

Eenmalige werkzaamheden! Voor een eenmalige klus waarbij het jou meer tijd en energie kost om het aan een ander uit te leggen dan wanneer je het zelf zou doen dan zou ik absoluut adviseren om de klus inderdaad zelf te doen en niet uit te besteden.

6. Misverstanden over de virtual assistant

Als ondernemer start je met een virtual assistant wanneer je heel succesvol bent Niet waar, heb je wel eens berekend wat jouw uurtarief is? Alles wat jij nu doet, ook al die kleine klusjes – die je zogenaamd allemaal even snel tussendoor doet – kosten jou tijd en energie. Die uren kun je toch beter besteden aan je onderneming? Vaak denken ondernemers: “ik verdien nog niet genoeg dus ik ga nog geen werk uitbesteden.” Maar wat nou als jij door alle tijd die je overhoudt een briljant idee uitwerkt en jouw onderneming daardoor een enorme groei doormaakt. Dan is de virtual assistant haar geld dubbel en dwars waard. Hier kan je het zelf berekenen met onze rekentool!

7. Wat zijn de gemiddelde virtual assistant tarieven?

De tarieven variëren tussen de € 35,- en € 60.-.

Dit waren een aantal Virtual Assistant tips. Lees dit artikel over redenen waarom het ook voor jou aantrekkelijk kan zijn.

Wil je ontdekken of een virtual assistant bij jou past of wil je eens jouw werkdag doornemen en erachter komen met welke klussen jij nou elke dag zoveel tijd kwijt bent? Dat kan!

Plan een vrijblijvend videogesprek om te bespreken hoe het voor jou kan werken of meer Virtual assistant tips.

Zoek je meer Virtual Assistant tips?

Ik vind het leuk om vrijblijvend met je mee te denken. Neem gerust contact op.

of

Virtual Assistant contact

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *