Virtueel samenwerken, de vraag neemt toe
In deze Corona periode zijn we massaal aan het virtueel samenwerken geslagen. Ieder bedrijf in Nederland heeft opeens een telewerkportaal of laat zijn/haar medewerkers werken met Zoom, Google Drive, Microsoft Teams, SmallPDF, Dropbox of een andere handige online tool. Virtueel samenwerken is best lastig als je het nog nooit hebt gedaan. Het is ook intensiever dan werken op kantoor met collega’s om je heen.
Tuurlijk is het zo dat je je over het algemeen beter kunt concentreren als je thuiswerkt (behalve dan in deze periode waarin je kinderen ook thuis rondrennen en de boel op stelten zetten).
Mijn ervaring als virtueel assistent is dat het virtueel samenwerken veel afstemming vergt tussen alle betrokken partijen en het daarnaast ook best wel intensief is. Ook moest ik in het begin behoorlijk wennen aan het feit dat mijn hoofd zoveel in beeld was (op Zoom bijv.) Ik weet niet hoe het met jou zit, maar ik hoef niet persé de hele dag naar mijn eigen hoofd te kijken.
Hoe gaat het virtueel samenwerken in zijn werk?
Zodra je met een virtueel assistent van Shift gaat werken hebben we een vaste werkwijze die we hanteren.
Allereerst zetten we een online projectlijst op waar we beiden in kunnen werken. Dit is zowel een to do lijst als een bespreeklijst voor ons wekelijkse werkoverleg.
Daarnaast gaan we op een vast moment een werkoverleg plannen zodat we elkaar goed op de hoogte houden van de laatste ontwikkelingen binnen jouw bedrijf en bepalen we samen de volgende prioriteiten en vervolgstappen. Ook nemen we de to do lijst samen door.
De derde stap is dat we een gezamenlijke plek creëren waar we alle documenten opslaan waar we samen in werken. Het kan zijn dat dit via Dropbox gaat of Google Drive of via Onedrive. Wij werken op dit gebied niet met 1 vaste tool omdat het kan zijn dat jij Google Drive al hebt ingericht voor je eigen business. Wij van Shift gaan dat natuurlijk niet omgooien, dat zou ontzettend inefficiënt zijn. Daar houden we nou juist niet van.
Virtueel samenwerken en afstemming
Je hebt misschien wel gemerkt dat waar je op kantoor even een 1-2tje hebt met je collega om snel wat zaken af te stemmen je nu soms wel een paar uur verder bent voordat dat ene ding is afgetikt. Misschien is je collega even niet bereikbaar, zit hij/zij in een videocall of werkt het internet even niet. Allemaal zaken waardoor jij ook weer vertraging oploopt. Misschien is het daarom in deze Corona periode slim om afspraken te maken over de bereikbaarheid van iedereen binnen je team. Wanneer moet je echt bereikbaar zijn? Of misschien kun je wel afspreken dat de echt belangrijke, spoedzaken snel per Whatsapp worden afgetikt. Waarom moeilijk doen als het zo simpel is?
Werk virtueel parallel
Waar je op kantoor soms in kleine groepen uit elkaar gaat tijdens een vergadering of werksessie, lijkt dit lastiger om digitaal te faciliteren. Niets is echter minder waar. In Zoom en inmiddels ook in MS Teams kun je in zogenoemde breakout rooms ‘uit elkaar gaan’ om in kleinere teams aan een project of bepaalde taak te werken. Dit is hetzelfde effect als met een kleine groep in een aparte vergaderkamer gaan zitten. Het werkt als volgt, de host van de digitale vergadering plaatst jou en een aantal collega’s in een aparte digitale kamer. Daar kunnen jullie ongestoord met elkaar communiceren. Na een bepaalde periode plaatst de host alle deelnemers weer terug in de algemene, plenaire vergadering. Hartstikke handig en effectief want hierdoor krijg je in korte tijd meer gedaan en kun je toch vanuit huis digitaal samenwerken met je collega’s.
Virtueel samenwerken, hoe?
Onlangs schreef ik een blog over online tools met daarin heel veel tips om op een goede manier virtueel samenwerken toe te passen binnen jouw bedrijf. Daarin heb ik de verschillende opties benoemd om virtueel samenwerken binnen documenten op een goede manier in te richten. Welke online tools er zijn voor to do lijstjes en welke tools er zijn om storingsvrij te vergaderen via video.
Wat vond jij de fijnste tip?
Heb jij een Virtual Assistant nodig?
Ik vind het leuk om vrijblijvend met je mee te denken. Neem gerust contact op.
of
