Wat zijn de meest handige online tools?
Er heerst een virus en opeens zitten we met z’n allen thuis. De kinderen zijn thuis, ze rennen druk rond met speelgoed en maken herrie. Nu ben ik als virtual assistant gewend aan thuiswerken en aan het werken met online tools. Ik doe namelijk niet anders maar dit is andere koek. Het hele huis staat op stelten.
Dus hoe doe je dat nou? ‘Gewoon doorwerken’ in de heksenketel die thuis heet. Dan is het misschien ook nog zo dat jij niet zoveel verstand hebt van al die zogenaamd ‘handige’ online tools. Best lastig allemaal, want je wordt nu opeens geacht ze wel te kennen en er mee te kunnen werken.
Hoe blijf je nou zo efficiënt mogelijk doorwerken in tijden van Corona en welke tools zijn daarbij onmisbaar? Dat lees je hieronder.
Online tools voor vergaderen
Binnen veel bedrijven en overheidsinstellingen heerst een ware vergadercultuur. In deze bijzondere tijd zul je merken dat er wel minder vergaderd wordt (althans dat hoop ik voor je) maar dat de noodzakelijke meetings wel door gaan. Ik zet nu even voor je op een rijtje welke videoconferencing tools gemakkelijk in gebruik zijn.
- Zoom. Je kunt kiezen voor de gratis versie. Dan mag je tot 40 minuten videobellen. Neem je een betaalde account (vanaf 12 euro per maand) dan is er geen maximum aan de duur van je gesprek. Zoom is makkelijk in gebruik en heeft bij mij althans altijd storingsvrij gewerkt. Daarnaast kun je het op je laptop of smartphone gebruiken. Zoom heeft onlangs de privacyrichtlijnen aangescherpt. Zo wordt er nu voor elke geplande meeting een wachtwoord gegenereerd en komt elke deelnemer eerst in een virtuele wachtruimte terecht. Jij als host laat de deelnemers 1 voor 1 toe in het videogesprek. Zo houd je dus ongenode gasten buiten jouw Zoom meeting.
- Skype. Een goed alternatief voor Zoom is Skype. Skype kun je gemakkelijk op je laptop installeren. Skype werkt vrij simpel, je zoekt een contact op en start een videogesprek.
- Teams. Heeft het bedrijf waar je werkt een Microsoft 365 licentie dan heb je ook Microsoft Teams op je laptop. Daarmee kun je gemakkelijk met andere collega’s videobellen.
- Whatsapp. Wie heeft het niet op zijn smartphone? Nou precies daarom is het een slim alternatief voor betaalde tools. Enige aandachtspunt is dat je maar met maximaal 4 personen in een videogesprek kunt zitten.
- Facetime. Deze app zit standaard op elk Apple device. Als je dus zeker weet dat de andere persoon met wie jij wilt videobellen ook een Apple device heeft dan kun je dus ook kiezen voor Facetime.
Online tools voor to do lists
Ik weet niet hoe het met jou zit maar ik hou altijd erg van to do lijstjes. Voorheen werkte ik altijd met een groot kladblok maar dat was toch niet zo overzichtelijk als ik hoopte. Daarom geef ik je graag de tip om 1 van de volgende tools te gaan gebruiken.
- Asana. Een online tool waarin je alle to do’s van jezelf kunt opnemen. Ook is het mogelijk om een project te creëren waarin je met collega’s gaat samenwerken en daarin alle to do’s (dus van het gehele team) opneemt. Je geeft de actie een naam, voegt nadere informatie toe, voegt eventuele bijlagen toe, klikt op de ‘due date’ en voor wie de actie bedoeld is en klaar is Kees. Is je actie klaar? Dan vink je hem af en komt er als verrassing ook nog eens een heel leuk icoontje voorbij op je scherm.
- Trello. Werkt praktisch hetzelfde als Asana. Je creëert een project, nodigt mensen uit voor dat project en plaatst daarin alle acties per persoon. Ook in Trello kun je per actie een bijlage toevoegen, een einddatum erin zetten en de actie toewijzen aan een persoon. Zo staan al jouw to do’s per project mooi en overzichtelijk bij elkaar.
Online tools voor het geven van webinars
Ben je trainer dan wordt er nu eigenlijk wel van je verwacht dat je een online training gaat geven. Althans als je wilt dat je business door blijft lopen wel. Hoe geef je nou een online training / webinar? Daar zijn gelukkig ook een paar handige tools voor. Ik noem er twee:
- Webex. Met Webex kun je gemakkelijk webinars geven maar je kunt er ook een videoconferencing mee opzetten. Hartstikke handig, want op deze manier hoef je niet 2 aparte tools te gebruiken.
- Webinargeek. Een betrouwbare Nederlandse tool om een webinar te geven. Daarnaast is het handige dat je de webinars kunt automatiseren. Dat betekent dat je het webinar 1 keer hoeft op te nemen en daarna kunt blijven gebruiken en inplannen voor nieuwe klanten. Zo hoef je dus niet iedere keer opnieuw het webinar te geven. Dat scheelt nog eens tijd!
Online samenwerken in documenten
Nu iedereen thuiswerkt is het risico soms groot om even snel een bestandje op je bureaublad op te slaan en daarna te mailen naar je collega. Je kunt echter ook ervoor kiezen om je documenten in de cloud op te slaan. Daar staan je documenten veilig en je kunt ze altijd bereiken waar je ook bent. Handig is ook dat je alleen maar de link naar het betreffende bestand hoeft te mailen naar je collega. Dan kan de andere collega ook in dat bestand werken, hoeft niks naar je terug te mailen, super efficiënt en veilig dus.
- Google Drive. Werkt erg gemakkelijk moet ik zeggen. Je maakt een Google account aan en een Gmail adres. Daarna klik je op het vierkantje wat gemaakt is van allemaal bolletjes. Daar zie je Drive tussen staan. Daar kun je een nieuwe Drive (map) aanmaken en beginnen met het delen van bestanden met anderen. Het handige aan Drive is dat zodra je een Word bestand hebt ge-upload je het ook in Drive kunt bewerken. Je hoeft dus niet iedere keer het bestand in Word te openen en opnieuw te uploaden in Drive. Bewerken gaat snel en wijzigingen worden automatisch opgeslagen.
- Onedrive. Heb je een Office 365 account, dan is Onedrive onderdeel van het pakket wat je krijgt. De Onedrive server kun je – waar je ook werkt – bereiken en op die manier aan je documenten werken.
- Dropbox. Handige online tool waar je ook al je documenten kunt opslaan en deelt met anderen. Het bewerken van documenten doe je snel en gemakkelijk via Word for web. Dropbox is net als Google Drive gemakkelijk in gebruik.
Tenslotte nog 2 handige tools.
Stel dat je niet weet hoe een bepaald programma werkt en je hebt hulp van iemand nodig, zorg dan dat je Teamviewer hebt geïnstalleerd op je laptop. Op die manier kan een andere collega of de IT helpdesk met je meekijken wat er aan de hand is.
En last but not least: met SmallPDF is het enorm makkelijk om (gratis)pdf documenten te bewerken.
Vind je dit overzichtje van online tools handig? Deel het!
Heb jij een vraag over een online tool?
Neem dan contact met me op, ik help je graag op weg met 1 van bovenstaande tools.
of
